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日々素晴らしい業務用アプリが公開されているクラウドシステム業界ですが、有料版を導入するとなると結構な費用がかかります。

例えばAirtableのPro版を導入すると、一人当たり毎月$20の使用料がかかります。仮に10人のスタッフでAirtableを利用すると、毎月$200、年間では$2400のコストがかかってしまいます。

もちろんこれ以外にもCRMやプロジェクト管理など様々なシステムを利用すると、すぐに一人当たり月額$100〜$150、年間では$12,000〜$18,000の出費になってしまいます。

10人程度のオフィスでもこのコストですから、50人、100人のスタッフがいるとなると、有料版のシステム導入にはどうしても慎重にならざるを得ません。

今回はクラウドシステムの中でも無料版の機能が充実しているものを取り上げました。予算が潤沢にあれば有料版を勧めますが、無料版でも十分業務に利用できるものが数多くあります。

Asana

もはやプロジェクト管理システムとしてはデファクトスタンダードになったAsana。長年コンスタントに開発が進められ、現在でも月に数回アップデートされます。

無料版とプレミアム版の違いはタイムライン(ガントチャート)、メンバー数制限なし(無料版は1チーム15名まで)、ダッシュボード制限なし、カスタムフィールド、タスク依存関係の設定、タスク開始日設定などです。

確かにプレミアム版は機能が増えますし、大規模なプロジェクトを高い精度で管理するにはガントチャートも便利です。わが社でも何度かプレミアム版に移行しましたが、結局、無料版に戻しています。カスタムフィールドを設定したり、ガントチャートを利用したこともありましたが、結局、機能を使いこなせなかったため無料版で運用をしています。

無料版では1チーム15名までという制限がかかりますが、チーム数に制限がないので、実質的にはユーザー制限はありません。

https://asana.com/

Hubspot

HubSpotはセールス・マーケティングを中心とするWEBシステム群ですが、その中でコア機能となるHubSpot Salesは完全に無料です。ユーザー数の制限もなく、登録できるアカウント(会社)数、コンタクト数も無制限という太っ腹な仕様です。

わが社ではこれまでZoho CRM、Prosper Works(Copperに改称)、Streakなど様々なCRMを導入してきましたが、最終的にはHubSpotの無料版に落ち着いています。

B to Bビジネスでは顧客とのコミュニケーションは依然メールが主力ですが、HubSpotは顧客とのメールコミュニケーションを全社単位で統合し管理してくれます。

CRMは比較的単価が高いシステム分野ですが、ユーザー数の制限のないHubSpotは無料版でも大幅に業務効率を上げてくれます。

Https://hubspot.com

Airtable

Airtableはクラウドベースの汎用データベースです。わが社ではプロジェクト管理・タスク管理・トラブル管理・ブログ管理・マーケティングプラン・採用者管理などにAirtableを利用しています。UIはExcelと似た感じですが、できることはExcelの比ではありません。クラウドベースなのでWEBサイトと連携したりモバイルからアクセスすることも可能ですし、アイデアさえあれば様々な業務アプリを構築することができます。

無料版は1テーブルに1200レコードまでという制限がかかりますが、1人$10のPLUS版を購入するとレコード数の制限はなくなります。

また1人$20のPRO版を導入するとBlocksと呼ばれる集計機能が利用可能です。Blocksではデータベースの内容をピボットテーブルに集計したり、PDFに出力可能なフォームを作成したり、様々なグラフを表示することも可能です。

業務で使うのであればPRO版が良いと思いますが、Airtableは無料版が非常に多機能であり、PRO版に移行するとそれなりの費用がかかるシステムです。

ActivTrak

スタッフが業務時間中にFacebookやYouTubeを見ているのではないかと気になりますか?私は気になります。自分が不在の時に仕事をせずに遊んでいるのではないかと疑えばキリがありませんが、ACTIVTrakを導入するとそのような心配は一切無くなります。

ACTIVTrakを導入した社内PCでは、いつどのようなサイトを閲覧したり、どのようなアプリケーションを使っていたのかを全てログにとって集計してくれます。FacebookやYouTubeを非生産的、Google Appsや業務用サイトを生産的と定義しておくことで、各スタッフがどのようなサイトやアプリケーションに何時間を費やしているかを集計してくれます。

わが社ではACTIVTrakを導入して生産性をモニターする代わりに、週休2日に加えて1日はどこでも好きな場所で仕事をして良いというルールに変えつつあります。スタッフが社内にいてもいちいちどのサイトを何時間見ているかなどは把握できませんが、ACTIVTrakはそのようなニーズに応えてくれます。

3名まではフルスペックで無料、4名以上を利用する場合は有料版の購入が必要です。

Dynalist

Dynalistはグループで利用するというよりは個人で利用するアウトライナーです。この分野ではWorkflowyが有名ですが、Dynalistは登場以来、その機能の高さと汎用性の広さでシェアを拡大しつつあるアウトライナーです。

Workflowyは無料版の場合、月間登録できるデータ数に制限がありましたが、Dynalistにはそのような制限はありません。

しかし有料版になると外部情報を一元的に保存しておくことができるinbox機能や、Googleカレンダーとの連携機能などが利用できます。

さほど高価ではないので有料版を利用していますが、テキスト、画像、URLなど様々なデータの一時保管場所として利用したり、ブックマークを一時保存したりして、資料収集の一時保管場所として活躍してくれています。

Toggl

Togglは自分(スタッフ)がどのようなタスクに何時間働いているのかを計測するためのタイマーアプリです。働いた業務内容と時間をベースに請求をすることが多い欧米では、自分がどの仕事に対して何時間働いたのかを集計して報告する必要があります。Togglはそのようなタイマーアプリの代表的なアプリです。

有料版は1人$9〜$49ですが、Togglは無料版でも十分すぎる機能を持っています。わが社では業務報告を求めていない代わりに、今何の仕事をしているのかをTogglで報告するように求めています。

最初はいちいち仕事を切り替えるたびにタイマーの内容を切り替えることなど面倒だという意見も多くありました。しかし、例えば会社間の場合、仕事をしても請求書を書かなければ入金がないのは当たり前です。社員も8時〜5時まで会社に来たから給料がもらえるのではなく、その時間に何の仕事をしたのかによって評価されるのは自然の流れです。

現在、会計システムとTogglを統合して、プロジェクトごとの収支管理をより具体的にやりたいと考えていますが、そのようなニーズを満たすためには1人$9の有料版に移行しなければならないと考えています。

まとめ

これ以外にも無料版でも十分業務に使えるクラウドアプリはたくさんあります。クラウドシステムを導入したいが予算がないという場合は、まず無料版を導入して体験し、業務を成功させてから有料版に移行しても良いのではないでしょうか。

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