プロジェクト管理にNotionを使ってみた。Notionは仕事に使えるのか?

Notionとは

ひとことで言えばNotionは情報管理ツールです。仕事やプライベートでは、テキスト文書、画像、表計算、データベースなどさまざまな情報を収集、編集、共有する必要がありますが、Notionはこれらの情報を1箇所にまとめて管理できるツールです。

基本機能

Notionの機能は奥深く全ての機能を説明すると本1冊を書かなければならないほどなので、どのような情報を扱うことができるのかを紹介します。

Text: テキスト情報
Page: ページから新たなページを作成することができます
To-do list: TODO LIST
Heading: ヘッダ

Bullted list: リスト
Numbered list: 番号付きリスト
Toggle list: トグルリスト
Quote: 引用
Divider: 分割線
Link to page: 他のページへのリンク
Callout: コールアウトセクション。目立たせたい情報。

Mention a person: メンバーへの注釈
Mention a page: ページへの注釈
Date or reminder: 日付とリマインダー
Emoji: 絵文字
Inline equation:数式

Table-inline: インライン表組
Board-inline： カンバンボード
Gallery-inline: ギャラリー
List-inline: インラインリスト
Calendar-inline: インラインカレンダー
Timeline-inline: インラインタイムライン

Image: 画像
Web bookmark: ブックマーク
Video: ビデオ
Audio: 音声
Code: コード
File: ファイル

Embed: 埋め込み
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Figma

Table of contents: 目次
Block equation: 数式
Template button: テンプレートボタン
Breadcumb: ぱんくずリスト
Synced block: ページ間で同期した情報

書き出すだけでも大変ですが、つまり、ほぼ全てのデジタル情報を扱うことができます。

プロジェクト管理ツールとして

私は社内のプロジェクト管理にはAsanaを使用していますが、Asanaは社外のメンバーと共有をするのが少し苦手です。社外メンバーに登録と認証をしてもらわなければなりませんし、機能も多いため、単発のプロジェクトで社外の方にシステムを使いこなしてもらうのはハードルが高いと思います。

その点、Notionはリンクさえ知っていれば閲覧ができるWEB共有ができるため、社外のメンバーとも共有がしやすいメリットがあります。担当者の方には編集権限を与えて参加をしてもらい、上司や他部門の方にはリンク共有で閲覧をしてもらうという使い方ができます。

まとめ

Notionは社外との情報共有ツールとして非常に強力であると思います。
ただし、複数のプロジェクトを管理する社内ツールとしては、自由度が高すぎて使いづらいというのが本音です。
Notionで社外共有、Asanaや他のプロジェクト管理ツールで社内共有というのがベターではないかと思います。