海外での企業経営で会計ソフトXEROが快適な理由

最近複数の会社から会計をどのようにしているか聞かれる機会があったので、何回かに分けてわが社の事例を書いて見たいと思います。管理会計はオンライン会計ソフトのXEROを使用し、同時にローカルの会計会社でベトナムの税務会計処理を外注しています。

クラウド会計ソフトであればIntuitのQuick Books, Xero, ZohoのZoho Booksあたりがメジャーな選択肢かと思います。全ての会計ソフトを使いこなしたわけではないのですが、Zohoは半年程度、Quick Booksは試用期間使って見て、最終的にXEROを使い始めて2年程になります。

1 リアルタイムに財務状況がわかる

当初、会計ソフトをクラウド化するのには抵抗があったのですが、クラウド化した最大のメリットは会計状況がリアルタイムにわかるようになったことです。経理からの報告を待つまでもなく、売上状況、支払状況を随時把握することが可能になります。特にわが社のような零細企業では資金繰が肝なので、日々の財務状況を見ながら随時、資金繰状況が把握できることは大きなメリットです。

2 シンプルで使いやすい

XEROを気に入った理由の一つがシンプルでわかりやすいインタフェースと使い勝手です。現在弊社には専門の経理を採用しておらず、総務で入社したスタッフに日々の記帳を行わせていますが、1日もあれば日常の記帳業務をこなすことができます。日常業務で使用するアプリであればシンプルであることが重要です。

3 複数の担当者が同時に使用できる

わが社では経費精算・承認にXEROを使用しているので、実質、全社員がXEROを使っていますが、営業担当者は見積書の作成・閲覧が可能、経理担当者は全画面閲覧可能、その他一般社員は経費精算のみというように、部署と権限を設定することができます。そしてXEROはアクセスする社員数に関わらず月額$30の固定料金なので、ユーザー数が増えたら支払い金額も増えるというようなことがありません。

4 見積から入金まで一気通貫で状況がわかる

スタッフが見積を送ったのかどうか?見積有効期限が切れそうな見積もりはないのか?受注はできたのか?などマネジャーとしては現場の動きが気になるものです。XEROは見積、請求、パーチェスオーダー、支払い票まで全てを一覧表示でき、有効期限が近い見積や未入金の請求などを一覧表示してくれるので、作業漏れが発生しづらくなっています。社員に聞く前に状況把握ができるのは大きなメリットです

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5 モバイルからアクセス可能

XEROには出来の良いモバイルアプリがあります。例えば、外出先で見積書を作成・送付する必要が生じた場合でも、iPhoneから見積を作成して送信まですることができます。お客様はPDFで見積を見たり、オンラインにアクセスをしてコメントを送ったり、発注をしたりすることができるので、オフィスにいなくてもほとんどの営業作業は可能になります。

6 使いやすい見積書作成・オンライン受注

わが社のようなB to Bビジネスでは見積・提案作業が多いのですが、XEROであれば簡単に見積書を作成することができます。また過去の見積書を元に複製して使用することも可能。複雑な見積もりは会社に連絡をしてバックオフィススタッフに見積を作成してもらい、リンクのみを送ってもらってチェックするということも可能。お客様からはオンラインオーダーをしていただくことも可能なので、受注作業も楽になります。

7 外部アプリとの連携が可能

100%ではないのですが、外部のWEBアプリとの連携が可能です。外部WEBアプリとの連携という点だけを考えれえばQuick Booksの方が自由度が高いのですが、XEROもインボイスの発行やBillの発行などは外部アプリと連携をすることが可能です。例えば、「Google Sheets にプロジェクト一覧表を作成しておき、プロジェクトのステータスを受注待ち→受注済みに変更した時点で、自動的にインボイスを作成する」といった外部連携が可能です。

8 ある程度の自動化が可能

XERO内部だけでもある程度の自動化が可能です。例えば請求書を発行して、入金予定日に入金がなかった場合、自動的に入金確認のメールとインボイスへのリンクを送ると言ったXERO内部の自動化が可能です。先ほども述べた通り、Quick Booksの方が外部連携の自由度が高いので、ほぼ自動化が可能なのですが、XEROは制限があります。例えばQuotation(見積)はAPIが公開されていないので、自動化ができません。

まとめ

海外での会社経営で数字は最も基本的な根幹です。特に会社の規模が小さい場合は常に細かく資金繰りに目を光らせておかねばなりません。そのような点で月額$30のXEROは小さな投資で大きなリターンが期待できるWEBアプリだと思います。

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