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Now AirTable has ‘Kanban View’. Helpful for project management

I loveAirtable. Flexible and easy to use online database. Today AirTable launched a new “Kanban View” The operation is very simple and easy. Just choose “Kanban View” and select the criteria to create a Kanban View. The following screen shot is a Kanban View categorized by Rank If you have a customer list, you can create a kanban with leads>visits>proposal>win or if you have a projects list, you can make it with estimate>win>delivery>invoice>complete. This view is suitable for databases with several steps to manage. AirTable is a free web service and I recommend this service to everybody who want to manage database online.

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AirTableにKanban Viewが登場。プロジェクト管理に役立つぞ!

愛用のAirtableにKanban Viewが登場しました。カンバン方式はTrelloも有名ですがほぼ同一の機能をAirTable上で実現しています。 操作はすごく簡単。Viewから新たに+Kanbanを選ぶだけです。 そうすると何を基準にKanbanを作るか聞いてきますので、例えば、ランクで看板にしたものが下記のスクリーンショット。 例えば顧客リストを作っておいて見込み客>訪問>提案>受注とか案件リストを作って見積>受注>納品>請求>入金のようにステップのあるようなデータベースに向いています。 AirTableはレコード数1000件まで無料。仕事に役立つので全ての人にお勧めします。(ステマではありません)

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Airtableを社内コミュニケーションツールとして使ってすごい威力を発揮してくれた!

個人的にも会社でもAirtableをデータベースとして導入しているのですが、特に社内でのプロジェクト関連の進捗管理&コミュニケーションツールとしてすごい威力を発揮しています。 イメージで言えばExcelの横にチャットがついていて、この行(プロジェクト)はどうなってるの?とかこれ急ぎだから忘れないでね!とかいう指示と報告に使うことができるのです!チャットそのものを見忘れるのでは?という心配も無用。メッセージはメールでも届きます。   我が社では主にデザイン&印刷の案件管理に使っていますが、不動産の案件管理とか人材紹介業務とかに活用できるのではないかな。だいたい社内コミュニケーションの大半はプロジェクトや案件がらみなのでこれ1本で業務報告は十分です。   さらに便利なのがこのカレンダービュー。カレンダー上で案件ごとの納期を表示させています。今日より前の案件が表示されていないのはプロジェクトのステータスが「完了」か「キャンセル」になっているから。いつまでにどの仕事を完了させなければならないかが俯瞰できて、納期遅れもかなり防げるようになりました。 我が社のように小さな会社だと一人のスタッフが複数の業務を担当することも多く、納期管理や品質管理などに専門の人材を配置することができません。こういうツールを使えば業務品質を高めることができて仕事が楽になります。

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WEB汎用データベースの #Airtable がVer2にアップグレード。本当に使えるアプリなのでおすすめします!

汎用WEBデータベースで無料で使えるAir TableがVer2にアップデートしています。 今回のアップデートの主な内容は次の通り: ギャラリービュー レコードをこのようなグリッド形式で表示させることができるようになりました。 グループビュー レコードをグループ毎にまとめて表示させることができます。グループ毎に集計も可能になりました。またレコード行をドラッグ&ドロップすることで別のグループへの移動も容易にできます。 Windows, Mac,  Android版のアプリが登場 こちらのスクリーンショットはMac版アプリから表示したもの。ローカルでのデータベース操作が速くなることが期待されます。 まとめ 1000レコードまで無料で使えてグループでの共有も可能なAir Tableは小規模な業務にも十分使える素晴らしいWEBサービスです。どんどん進化しているのでこれからが楽しみです。

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【仕事に役立つ】汎用型クラウドデータベース #Airtable #Fieldbook #Transposeを比較してみた

汎用型クラウドデータベースとは AccessやFileMakerのような小規模データベースをクラウド上に作成することができるWEBアプリケーションです。昨年あたりから米国を中心にクラウドデータベースがローンチされるようになってきて、実用的に使えるようになってきました。これまでFileMakerで作成、運用していたデータベースをクラウドに移行することでより柔軟なデータベース共有が可能になりました。今回はその中でも主要なWEBアプリである Airtable、Fieldbook、Transposeを比較してみました。 汎用型クラウドデータベース導入のメリット 汎用型クラウドデータベースは会社、特に中小企業の生産性を大幅に向上させます。例えば顧客リストをExcelで作成した場合、全社員が参照可能なExcelを作成することなど現実的ではありません。そこでGoogleスプレッドシートが良いとなるのですが、検索、ソーティング、フィルタリングなどデータをハンドリングするには一般人には敷居が高いのが現実です。 汎用型クラウドデータベースはデータベースとしての機能をもちながら、さまざまな形でデータを取り出すことができるので、業務効率をアップさせることが可能です。 社員が常に最新情報にアクセスして作業をすることができる 高速な検索、データの並べ替え、フィルタリング 業務フローに応じて作業の自動化ができる データに対してコメントを加えたりコミュニケーションを行うことができる 外部APIと連携して様々な事務作業のオートメーション化が図れる   価格&サービス比較 3つのサービスともに無料で使用開始することが出来ますが、本格的に使用する場合はサービス価格等に差があります。 AirTableは作成できるデータベース数に制限はありませんが、1データベースあたり1200件までの制限があります。 Field bookは基本的に無料サービスで10,000 API Call/月以上は$10/月という太っ腹な価格設定。 Transposeは14日間の試用期間後は課金されます。価格は$9.99〜$29.99/月 尚、いずれの価格も一人あたりの単価なので、10名近いスタッフで共有する場合は結構な金額になります。 Air Talbe Fieldbook Transpose 価格 $12/月~$24/月 10,000 API Call/月以上は$10/月 $9.99/月~$29.99 試用期間 1データベース1200件まで無料。 基本的に無料 14日間の試用期間あり フィールド定義 データベースの肝はなんといってもどのようなフィールド定義が準備されているかということです。 TransposeはGoogleマップ上のロケーションやタイマーなど多彩なフィールド定義が用意されていますが、正直あまり使いこなせないかと思います。 Fieldbookはごくシンプルなフィールド定義ですが、正直この内容では本格的なデータベースは組めません。 AirTableは必要十分といったところでしょうか。 Air Table Fieldbook Transpose テキスト ◯ ◯ ◯ テキストエリア ◯ ☓ ◯ 数値 ◯ ◯ ◯ 通貨 ◯ ◯ ☓ パーセンテージ ◯ ◯ ☓ URL ◯ ◯ ◯ 日付 ◯ ◯ ◯ 時刻 ◯ ☓ ◯ 日付と時刻 ☓ ☓ ◯ Email ◯ ◯ ◯ 電話番号 ◯ ☓ ◯ Yes/No チェックボックス ☓ ◯ 単一選択 ◯ ◯ ☓ 複数選択 ◯ ☓ ◯ ファイル添付 ◯ 画像 ◯ 自動連番 ◯ ☓ ◯ ロケーション ☓

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PCからもiPhoneからもアクセスできてメンバー共有も可能なオンラインデータベース #Airtable は仕事効率化の強力なツールだ。

クラウド対応のカード型データベースソフトのAirtable。なんで今まで知らなかったのかと後悔するほど素晴らしいWEBアプリです。数日間使ってみてこれは使い物になると感じましたのでレポートします。ちなみに1データベースあたり1,200レコードまで無料で使えます。 登録方法 https://airtable.com/からEmailアドレスとパスワードを設定するか、Googleアカウントでサインアップします。 ダッシュボードは非常にシンプルな画面でデータベースの一覧表示のみです。最初は何もデータベースが登録されていませんから、画面上部のBrowse Templateからテンプレートを選んで試してみると良いでしょう。 何ができるのか 基本的なデータベースの要件はすべて準備されています。 Single Line Text(1行のテキスト) Long Text(複数行のテキスト) Attachment(画像等の添付) Checkbox(チェックボックス) Multiple select(複数選択) Single select(単一選択) Date(日付) Phone number(電話番号) Email(Emailアドレス) URL Number(数値) Currency(通貨) Percent(パーセント) Formula(数式) Rollup(ロールアップ。おそらく連動したテーブルの値の要訳表示) Count(カウント) Lookup(リレーションされたテーブル値の読み込み) AutoNumber(自動付番) Barcode(バーコード) これだけのフィールドが用意されていれば工夫次第でいろいろなことが出来そうです。 iOSアプリ iOSアプリもシンプルで直感的な操作で少し触ればすぐに分かります。 この画面は現在作成中のサイゴン・レストラン・データベースの一部ですが、これを作るのに10分かかりませんでした。 Googleスプレッドシートとの比較 わざわざ専用のデータベースを使わなくてもGoogleスプレッドシートで良いという意見もあると思いますが、Googleスプレッドシートで少しこったことをやろうとするとプログラミングの知識が必要になります。その点、AirTableはプログラミングの知識がなくてもある程度のことが出来てしまいます。やりたいことをするやるなら断然AirTableが簡単です。 APIで作業自動化 AirTableはAPIが公開されていますから、外部WEBアプリとの連携が可能です。Zapierを通せば、世界中の数百のWEBアプリと連動可能なので、かなりのことが自動化出来るのではないかと思います。現在、使用中のWEBアプリの連携化をAirTable経由で試しているので、後日レポートします。 まとめ 個人で使用してもOK、グループで使用してもOKの初心者〜中級者向けオンラインデータベースです。直感的な操作はFileMakerを思い出しますが、FileMakerより出来ることが少ない分、特別な技術がなくてもある程度のデータベースは組めます。 技術者ではないがオンラインで共有できるデータベースが必要という人にはぜひ薦めます。

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社員のモチベーションを上げるための給料・報酬はどう決めたら良いのか?

  社員の報酬を決めるのはいつも悩ましい ベトナムで会社経営をしていると社員の評価やモチベーションアップのためには報酬=給料が重要だということに気づかされます。もちろん社員が求めているのは安定的な固定収入でなるべく大いに越したことがありませんが、いったん給料が決まってしまえば多くの社員はそれ以上には働こうとしません。

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チームで進める仕事のアドバイスください

あけましておめでとうございます。新年早々ですが「チームで進める仕事のアドバイスください」というタイトルのメールを頂戴しましたので、今回は私の会社で実践している内容をご紹介します。

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ベトナムでの日常業務をオートメーション化して、ベトナム人社員に依存しないためのシステムは何が良いのか?を10日かけて実証研究した結果

ご無沙汰しております。ほぼ10日ぶりのブログ更新となります。この間、何をしていたかというと会社業務プロセスのシステム化に取り組んできました。この10日間あまり、日常業務をこなしながら空いている時間を全て業務のシステム化に投入してきましたが、システム開発はかなり脳力を要求される業務であり、こんを詰めて開発を行ってきたのでとてもブログに割く時間と余裕はありませんでした。ようやく今週はじめに暫定的ながらカットオーバーすることができましたので、その内容と結果についてご報告したいと思います。 これまでの業務システムと問題点 これまで我が社ではAsanaを標準システムとして採用してきました。Asanaは非常にフレキシブルなシステムでプロジェクト>タスクのシンプルな構造、チャット機能との統合、快適な操作感、見やすいカレンダー表示など、申し分のないシステムで、15ユーザーまでは無料です。わが社では通常60案件ほどが同時進行しているので、何らかの情報共有ツールがなければ管理しきれません。ひどい場合は当日納期といった業務も発生します。緊急業務だということを社員に周知徹底するためにもAsanaのようなツールが欠かせません。 しかしAsanaの問題点は「フレキシブル」すぎる点にあります。Asanaの上で新たなプロジェクトを作成すると空の画面が作成されます。ここにタスクを一つひとつ入力して、各タスクを各人に配分するという「新たな業務」が発生してしまいます。プロジェクト毎に業務テンプレートを作成したこともありましたが、残念ながらAsanaのテンプレート機能は既存のプロジェクトを複製するというもので、この「複製」作業が人手に頼ってしまうことになります。 またAsanaにはメールを自動配信したり、プロジェクトに関連したメールを受信してプロジェクト毎に自動的に振り分けることはできません。社員がプロジェクトに関してどのようなメールを発送したのか、どのような回答が返ってきているのか、などをマネジャーとして把握しておきたいのですがこのようなCRM機能はAsanaには実装されていません。 Pros (Asanaの良い点) 15名まで無料 フレキシブルで柔軟性のあるシステム シンプルで簡単な操作 チャット機能 素晴らしいiPhoneアプリ Cons(Asanaの良くない点) 開発案件やデザイン案件のような不定形業務には向くが、繰り返し同じタスクが発生するような定型業務には向かない ワークフローの設計や条件分岐による業務フローのプログラミングはできない CRM機能はついていない AsanaのAPIはInstantではないので、Asana上の動作が他のクラウドシステムに反映されるまでは15分ほど待たなければならない AsanaはFacebookの共同ファウンダであるDustin Moskovitzが開発したシステムで、毎月のように進化をしています。しかしこのシステムは「かなりの能力を持った個人が共同作業する」ためのツールであり、システムの稼働を高品位に保つためには、メンバーの能力とモチベーションが高くないとシステムを維持することが困難です。わが社のように少人数にも関わらず、個人の能力やモチベーションが玉石混交の会社では、朱に交われば赤くなるではないですが、一人でもシステム上にバグとなるメンバーが存在するとシステムが破綻してしまいます。これが長年のストレスでした。 どのようなシステムを採用するか改めて勉強し直した そこで業務管理システムの見直しとトライ&エラーを繰り返しました。今回、検討の対象となったのは50近いクラウドシステムですが、特に以下のシステムが比較対象となりました。 Air Table     Airtableは当ブログでも何度か取り上げている汎用クラウドデータベースです。このサービスは本当に誰でも簡単にオンラインでデータベースを作ることができます。常時稼働している60案件近いプロジェクトを一覧で表示させることはもちろん、条件で絞り込んだり、並べ替えを行ったり、自由自在です。iPhoneアプリもなかなか良い出来栄えです。 しかし各プロジェクトの下には約20から30のタスクが発生するため、タスク管理にAirtableを使用しようとすると、一気に1,200〜1,800のタスクが発生してしまいます。これを数人のスタッフでこなしていくためには、Excel上に常時1,200から1,800行のスプレッドシートが存在するようなもので、途端に管理が破綻してしまいます。 数十から数百件レベルであればAirtableが使いやすいと思いますが、わが社での本格的な業務管理には向きません。 Trello Trelloの魅力は何と言っても「カンバン」方式のUIです。業務をステップ毎に分けてカード型のプロジェクトをドラッグ&ドロップするだけです。この簡単な操作感が玉石混交のスタッフ構成でも使えるのではないかと思います。特にTOYOTAが開発したカンバン方式を業務に取り入れることができるのはメリットです。長年、Trelloを業務に活かせないかと事ある毎に試してきたのですが、Trelloは未だにサブタスクを個人にアサインすることができません。ベトナム人の習性上、特定の「個人」にタスクをアサインしなければ誰も手を出そうとはしません。将来、Trelloのサブタスクに個人と期限がアサインすることができれば乗り換えるかもしれませんが、開発のロードマップ上にはないようです。やはりTrelloもある程度意識の高い人向けです。 Pipefy 今回、ネットを探し回って見つけたのがPipefyというアプリ。Trelloと同じかんばん方式で、しかもサブタスクに担当と期限を設定することができます。各ステージ毎にタスクの条件を設定して、条件をクリアしないと次のステージに進めないなどのフェールセーフをプログラムすることもできます。1ヶ月一人当たり7ドルという低価格も魅力的です。しかもZapierとの連携がよくできていて、すべてのアクションがInstant対応、つまり、Pipefyで行なった変更が直ちにZapierに反映されます。実は今回最後までPipefyを採用するかどうか迷ったのですが、システム的に若干バグがあるようなのと、やはりメール機能との連携が取れないために不採用となりました。今後のバージョンアップに期待したいアプリです。近々リリースされるとのことですが、モバイルアプリがないのも減点対象です。 Prosperworks ProsperworksはCRM for Gmailという別名があるくらい、G Suiteを導入している会社であれば親和性の高いCRMアプリです。一人当たり月間$49と価格もお高いのですが、Google本社も採用しているシステムだけあって、非常に使いやすいシステムです。本題から外れますが、今回、いくつかのアプリに試用版で登録したところ、アメリカ本国、インド、オーストラリアなどから売り込みの電話が直接入ってきました。WEBアプリの世界も競争が激化しているのだと思います。Prosperworksもクレジット登録まで行ったのですが、ネックになったのはZapier連携がInstant対応でないこと。新たな業務を作成してから、業務用のDropboxフォルダが生成されるまで最大15分待たなければなりません。システム上、待ち時間が発生するというのはとても大きなストレスです。CRM機能は大変充実しているのですが、業務の基幹システムとして使用するには役不足です。 Hubspot Hubspotは非常に多彩なマーケティング機能を持っていることが魅力です。インバウンド・マーケティングツールとしてよくできていて、自社サイトやFacebookなどと連動して見込み客を見つけてくれます。また自動化もかなりできるので、WEBを入り口にしてリードを作成し、クロージングまでのストーリーを立てながら業務の自動化を図ることができます。しかもCRM機能は無料。試しに、Hubspotに顧客登録した相手にメールを送れば、相手がメールを開いた瞬間に通知されるのは感動的でもあります。 しかしやはり「定型業務のシステム化」には向いていません。あくまでもHubspotはCRMツールであり、主にマーケティングの場面で使用されるべきアプリです。 最終的に採用したのはPODIO 約50近いクラウドサービスに登録し、実際に業務登録をしたり、メンバー登録や社内テストを繰り返して、最終的に到達したのがPODIOです。実はPODIOには3年ほど前に仮登録したことがあり、その時はいちいち画面が遷移する古臭いシステムだと感じて採用しませんでした。はっきり言ってシステム的には古臭くなっていますし、動作速度や操作感もあまり良くはありません。 しかし、数多くのクラウドサービスがリリースされる中、今だに業務フロー管理の柔軟性という点でPODIOに勝るサービスはありませんでした。どちらかと言えば枯れたシステムなのですが、今の我が社の現状にはPODIOが最適です。 Podioに行き着く前にどのような業務のオートメーション化がしたかったのかを挙げると、 プロジェクトが作成された時にプロジェクトの種類に応じてタスクが自動生成される 各タスクには担当者と期限が自動的に割り振られる プロジェクトが作成された時に対応するDropboxフォルダがタイムラグなしに自動生成される 各タスクの消化状況に応じて、プロジェクトの進捗度合いが自動更新され、ダッシュボード上で進捗を一覧管理できる あるタスクに遅れが生じた場合は、一定時間が経過した後にマネジャーに警告がメッセージされる 各プロジェクトのステージごとに自動的に顧客にメールが送信される。例えば、入稿データをチェック完了したと同時に「お客様の入稿データに問題はありませんでした。印刷工程に進めさせていただきます」と言ったメールが自動配信できる 進捗状況はかんばん方式で管理でき、看板上でプロジェクトやタスクをドラッグ&ドロップするだけで情報が更新される プロジェクト毎にメール配信ができ、またプロジェクト毎にメールが振り分けられて受信できる しかもそのメールは送信した本人だけでなくマネジャーも確認することができる プロジェクト、バグ、取引、会社、連絡先毎にタスクを生成することができ、各タスクには期限と担当者が割り振られる タスクの条件分岐が可能。例えば受領データに問題があった場合、データに問題ありというフラグを立てれば、自動的に対応するタスクが生成される。そして「お客様のデータには問題があるようです・・・」といったメールが自動配信される 現在、各メンバーがどのようなタスクを行なっているのかが即時に把握することができる 上流のタスクが完了したら即時にメッセージが次の担当者に送られて、次のステップに進むように促す とキリがないのでやめますが、要は「業務のオートメーション化」をやりたいということです。ベトナム人いらずの会社にしたいということです。必要最低限のスタッフは採用しますが、機械に置き換えることができる業務は機械にやらせるということです。気が利かないことにイライラするよりも、多少サービスレベルは落ちても、機械は必ず確認のメールを送ってくれるということです。そして機械はようやく慣れた頃に辞めますとは言いません。 PODIOは上に書いたようなワークフローのオートメーション化を全て実現することが可能なのです!この1週間、休日も取らず、夜もあまり睡眠もとらず、PODIOで業務フローを組んできましたが、ほぼPODIOで何ができて何ができないのかを学ぶことができました。そして出来栄えにも満足しています。 どんなに小さな仕事でもシステム化できる部分があればPODIO上でプログラム化が可能です。例えば採用ステップでは 求人用の入力フォームを作成 応募者にIQテストのページを表示 ある一定以上の点数を取った候補者にはマネジャー(自分)のGoogleカレンダーを自動検索して開いている時間を複数候補として送信し面接に招待する 点数が不足していた候補者には「今回は残念ながら・・・」のメールを送信する インタビューの結果を登録する 候補者に採用通知を送信 ということまで自動化ができます。 我が社のような零細企業では採用担当担当者を常駐させることはできませんが、このシステムがあれば1週間で150名の応募があってもほぼ無人で対応が可能です。ちなみにベトナム語版のFacebookページや人材掲示板に応募情報を投稿すれば、経理やアドミンといった人気職種であれば150人近い応募があります。 このブログは日本語なのでネタバレしますが、システム内では「前職の入社と退社期間が3ヶ月以内で、退職の理由が「To find a new job opportunities」を選んだ」候補者はIQテストの点数に関わらず不採用となっています。 10日ぶりのブログですので張り切って書いてしまいましたが、PODIOを導入したことでかなりの業務が自動化されました。そしてここにきて新たな問題も発生しています。それはまた次回のブログで。  

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そろそろFileMakerの時代も終わりだと思う。クラウド型データベースに取って代わられる日も近いのではないか。

長年FileMakerを愛用してきました。1980年代の後半から使っているのでほぼ30年ちかくFileMakerを使ってきたことになります。FileMakerコンテンストで入賞してMacbookをもらったこともあるし、仕事で業務用のデータベースを作成して喜んでいただいたこともありました。 わが社でも長年、業務管理の中心はFileMakerで行ってきており、これがなければ仕事が回らないほどでした。 FileMakerの良い点は特にプログラミングの知識がなくてもスクリプトの組合せでかなりの業務を自動化できること、多彩な画面レイアウトで使いやすい業務アプリができるという点でした。開発知識はなくても業務を知っている人間が少し頑張ればかなりの業務の自動化が可能です。 数年前にFileMakerが売り切り方式ではなくて、年間ライセンス契約方式になってからバージョンアップはやめていましたが、もしまじめにライセンスをしたら10人で毎年159,000円も支払わなければなりません。これは零細企業にはかなりの痛手です。 今回、FileMakerを中心とした業務システムを順次クラウド型データベースに移行し始めています。いくつかのWEBアプリを検討して、AirTableが一番わが社の業務に合っているなと感じました。ただし帳票関係はWEBアプリの苦手とするところなので、この部分はまだまだFileMakerの方に軍配が上がります。 なんといってもFileMakerはFileMakerだけの閉ざされた世界であるのが辛いです。GmailやGoogleスプレッドシート、経理システムのXeroやプロジェクト管理システムのAsanaなど、世の中がAPIを使ってシステムのオープン化、連携化を進めているのに、FileMakerだけ孤高の世界を築いているようではもう駄目だと思うのです。 もしFileMakerが本気をだしてクラウド型のデータベースに戻ってくればまた考え直すかもしれませんが、Appleは本当のところFileMakerをどうするんでしょうかね? 知らない人も多いですがFileMakerってAppleの一部門なんですよ。 新型iPhoneやApple Watchも重要ですが、伝統あるFileMakerをこのまま生殺しにするんでしょうか・・・。iCloud共有型のデータベースプラットフォームとかに再生してくれれば、また違った展開が生まれると思うのですが・・・。

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