ベトナム起業日記

Airtable

チームで進める仕事のアドバイスください

2018/01/02

あけましておめでとうございます。新年早々ですが「チームで進める仕事のアドバイスください」というタイトルのメールを頂戴しましたので、今回は私の会社で実践している内容をご紹介します。

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Airtableを社内コミュニケーションツールとして使ってすごい威力を発揮してくれた！

2016/10/06

個人的にも会社でもAirtableをデータベースとして導入しているのですが、特に社内でのプロジェクト関連の進捗管理＆コミュニケーションツールとしてすごい威力を発揮しています。 イメージで言えばExcelの横にチャットがついていて、この行（プロジェクト）はどうなってるの？とかこれ急ぎだから忘れないでね！とかいう指示と報告に使うことができるのです！チャットそのものを見忘れるのでは？という心配も無用。メッセージはメールでも届きます。   我が社では主にデザイン＆印刷の案件管理に使っていますが、不動産の案件管理とか人材紹介業務とかに活用できるのではないかな。だいたい社内コミュニケーションの大半はプロジェクトや案件がらみなのでこれ１本で業務報告は十分です。   さらに便利なのがこのカレンダービュー。カレンダー上で案件ごとの納期を表示させています。今日より前の案件が表示されていないのはプロジェクトのステータスが「完了」か「キャンセル」になっているから。いつまでにどの仕事を完了させなければならないかが俯瞰できて、納期遅れもかなり防げるようになりました。 我が社のように小さな会社だと一人のスタッフが複数の業務を担当することも多く、納期管理や品質管理などに専門の人材を配置することができません。こういうツールを使えば業務品質を高めることができて仕事が楽になります。

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そろそろFileMakerの時代も終わりだと思う。クラウド型データベースに取って代わられる日も近いのではないか。

2016/09/08

長年FileMakerを愛用してきました。1980年代の後半から使っているのでほぼ30年ちかくFileMakerを使ってきたことになります。FileMakerコンテンストで入賞してMacbookをもらったこともあるし、仕事で業務用のデータベースを作成して喜んでいただいたこともありました。 わが社でも長年、業務管理の中心はFileMakerで行ってきており、これがなければ仕事が回らないほどでした。 FileMakerの良い点は特にプログラミングの知識がなくてもスクリプトの組合せでかなりの業務を自動化できること、多彩な画面レイアウトで使いやすい業務アプリができるという点でした。開発知識はなくても業務を知っている人間が少し頑張ればかなりの業務の自動化が可能です。 数年前にFileMakerが売り切り方式ではなくて、年間ライセンス契約方式になってからバージョンアップはやめていましたが、もしまじめにライセンスをしたら10人で毎年159,000円も支払わなければなりません。これは零細企業にはかなりの痛手です。 今回、FileMakerを中心とした業務システムを順次クラウド型データベースに移行し始めています。いくつかのWEBアプリを検討して、AirTableが一番わが社の業務に合っているなと感じました。ただし帳票関係はWEBアプリの苦手とするところなので、この部分はまだまだFileMakerの方に軍配が上がります。 なんといってもFileMakerはFileMakerだけの閉ざされた世界であるのが辛いです。GmailやGoogleスプレッドシート、経理システムのXeroやプロジェクト管理システムのAsanaなど、世の中がAPIを使ってシステムのオープン化、連携化を進めているのに、FileMakerだけ孤高の世界を築いているようではもう駄目だと思うのです。 もしFileMakerが本気をだしてクラウド型のデータベースに戻ってくればまた考え直すかもしれませんが、Appleは本当のところFileMakerをどうするんでしょうかね？ 知らない人も多いですがFileMakerってAppleの一部門なんですよ。 新型iPhoneやApple Watchも重要ですが、伝統あるFileMakerをこのまま生殺しにするんでしょうか・・・。iCloud共有型のデータベースプラットフォームとかに再生してくれれば、また違った展開が生まれると思うのですが・・・。

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【仕事に役立つ】汎用型クラウドデータベース #Airtable #Fieldbook #Transposeを比較してみた

2016/09/06

汎用型クラウドデータベースとは AccessやFileMakerのような小規模データベースをクラウド上に作成することができるWEBアプリケーションです。昨年あたりから米国を中心にクラウドデータベースがローンチされるようになってきて、実用的に使えるようになってきました。これまでFileMakerで作成、運用していたデータベースをクラウドに移行することでより柔軟なデータベース共有が可能になりました。今回はその中でも主要なWEBアプリである Airtable、Fieldbook、Transposeを比較してみました。 汎用型クラウドデータベース導入のメリット 汎用型クラウドデータベースは会社、特に中小企業の生産性を大幅に向上させます。例えば顧客リストをExcelで作成した場合、全社員が参照可能なExcelを作成することなど現実的ではありません。そこでGoogleスプレッドシートが良いとなるのですが、検索、ソーティング、フィルタリングなどデータをハンドリングするには一般人には敷居が高いのが現実です。 汎用型クラウドデータベースはデータベースとしての機能をもちながら、さまざまな形でデータを取り出すことができるので、業務効率をアップさせることが可能です。 社員が常に最新情報にアクセスして作業をすることができる 高速な検索、データの並べ替え、フィルタリング 業務フローに応じて作業の自動化ができる データに対してコメントを加えたりコミュニケーションを行うことができる 外部APIと連携して様々な事務作業のオートメーション化が図れる   価格＆サービス比較 ３つのサービスともに無料で使用開始することが出来ますが、本格的に使用する場合はサービス価格等に差があります。 AirTableは作成できるデータベース数に制限はありませんが、１データベースあたり1200件までの制限があります。 Field bookは基本的に無料サービスで10,000 API Call/月以上は$10/月という太っ腹な価格設定。 Transposeは14日間の試用期間後は課金されます。価格は$9.99〜$29.99/月 尚、いずれの価格も一人あたりの単価なので、10名近いスタッフで共有する場合は結構な金額になります。 Air Talbe Fieldbook Transpose 価格 $12/月~$24/月 10,000 API Call/月以上は$10/月 $9.99/月~$29.99 試用期間 1データベース1200件まで無料。 基本的に無料 14日間の試用期間あり フィールド定義 データベースの肝はなんといってもどのようなフィールド定義が準備されているかということです。 TransposeはGoogleマップ上のロケーションやタイマーなど多彩なフィールド定義が用意されていますが、正直あまり使いこなせないかと思います。 Fieldbookはごくシンプルなフィールド定義ですが、正直この内容では本格的なデータベースは組めません。 AirTableは必要十分といったところでしょうか。 Air Table Fieldbook Transpose テキスト ◯ ◯ ◯ テキストエリア ◯ ☓ ◯ 数値 ◯ ◯ ◯ 通貨 ◯ ◯ ☓ パーセンテージ ◯ ◯ ☓ URL ◯ ◯ ◯ 日付 ◯ ◯ ◯ 時刻 ◯ ☓ ◯ 日付と時刻 ☓ ☓ ◯ Email ◯ ◯ ◯ 電話番号 ◯ ☓ ◯ Yes/No チェックボックス ☓ ◯ 単一選択 ◯ ◯ ☓ 複数選択 ◯ ☓ ◯ ファイル添付 ◯ 画像 ◯ 自動連番 ◯ ☓ ◯ ロケーション ☓

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PCからもiPhoneからもアクセスできてメンバー共有も可能なオンラインデータベース #Airtable は仕事効率化の強力なツールだ。

2016/08/26

クラウド対応のカード型データベースソフトのAirtable。なんで今まで知らなかったのかと後悔するほど素晴らしいWEBアプリです。数日間使ってみてこれは使い物になると感じましたのでレポートします。ちなみに1データベースあたり1,200レコードまで無料で使えます。 登録方法 https://airtable.com/からEmailアドレスとパスワードを設定するか、Googleアカウントでサインアップします。 ダッシュボードは非常にシンプルな画面でデータベースの一覧表示のみです。最初は何もデータベースが登録されていませんから、画面上部のBrowse Templateからテンプレートを選んで試してみると良いでしょう。 何ができるのか 基本的なデータベースの要件はすべて準備されています。 Single Line Text（1行のテキスト） Long Text（複数行のテキスト） Attachment（画像等の添付） Checkbox（チェックボックス） Multiple select（複数選択） Single select（単一選択） Date（日付） Phone number（電話番号） Email（Emailアドレス） URL Number（数値） Currency（通貨） Percent（パーセント） Formula（数式） Rollup（ロールアップ。おそらく連動したテーブルの値の要訳表示） Count（カウント） Lookup（リレーションされたテーブル値の読み込み） AutoNumber（自動付番） Barcode（バーコード） これだけのフィールドが用意されていれば工夫次第でいろいろなことが出来そうです。 iOSアプリ iOSアプリもシンプルで直感的な操作で少し触ればすぐに分かります。 この画面は現在作成中のサイゴン・レストラン・データベースの一部ですが、これを作るのに10分かかりませんでした。 Googleスプレッドシートとの比較 わざわざ専用のデータベースを使わなくてもGoogleスプレッドシートで良いという意見もあると思いますが、Googleスプレッドシートで少しこったことをやろうとするとプログラミングの知識が必要になります。その点、AirTableはプログラミングの知識がなくてもある程度のことが出来てしまいます。やりたいことをするやるなら断然AirTableが簡単です。 APIで作業自動化 AirTableはAPIが公開されていますから、外部WEBアプリとの連携が可能です。Zapierを通せば、世界中の数百のWEBアプリと連動可能なので、かなりのことが自動化出来るのではないかと思います。現在、使用中のWEBアプリの連携化をAirTable経由で試しているので、後日レポートします。 まとめ 個人で使用してもOK、グループで使用してもOKの初心者〜中級者向けオンラインデータベースです。直感的な操作はFileMakerを思い出しますが、FileMakerより出来ることが少ない分、特別な技術がなくてもある程度のデータベースは組めます。 技術者ではないがオンラインで共有できるデータベースが必要という人にはぜひ薦めます。

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kuraki
ベトナム・サイゴンでデザイン・印刷・WEBの仕事をしています。専門はマーケティング＆セールスプロモーション。 ベトナム生活で気づいたことをTweetのようにブログにアップしています。サイトコンセプトはライフブログ＝ライフログのようにブログを更新です。
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