Asana

AsanaとInstaganttのガントチャートはどちらが使えるのか?

Asanaにガントチャート機能(Asanaではタイムラインと呼ばれています)が実装されてからしばらくたちました。一方、以前からAsanaと連動して動作するガントチャートサービスとしてInstaganttがあります。今回は実際にこれらの2サービスを比較して、どちらが仕事に使えるのかを検証してみたいと思います。

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チームで進める仕事のアドバイスください

あけましておめでとうございます。新年早々ですが「チームで進める仕事のアドバイスください」というタイトルのメールを頂戴しましたので、今回は私の会社で実践している内容をご紹介します。

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Asanaのタスクを重要度と緊急度で分類してみたら、仕事のストレスが少し軽減された!

おかげさまで継続的に仕事が入っており、受注した仕事をこなすのに精一杯なのですが、毎日やらなければいけないタスクを積み上げると結構な数になります。平均的には20〜30のタスクを毎日こなさなければならないのですが、今日のLifehackerの記事がなかなか読み応えがありました。

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ベトナムでの日常業務をオートメーション化して、ベトナム人社員に依存しないためのシステムは何が良いのか?を10日かけて実証研究した結果

ご無沙汰しております。ほぼ10日ぶりのブログ更新となります。この間、何をしていたかというと会社業務プロセスのシステム化に取り組んできました。この10日間あまり、日常業務をこなしながら空いている時間を全て業務のシステム化に投入してきましたが、システム開発はかなり脳力を要求される業務であり、こんを詰めて開発を行ってきたのでとてもブログに割く時間と余裕はありませんでした。ようやく今週はじめに暫定的ながらカットオーバーすることができましたので、その内容と結果についてご報告したいと思います。 これまでの業務システムと問題点 これまで我が社ではAsanaを標準システムとして採用してきました。Asanaは非常にフレキシブルなシステムでプロジェクト>タスクのシンプルな構造、チャット機能との統合、快適な操作感、見やすいカレンダー表示など、申し分のないシステムで、15ユーザーまでは無料です。わが社では通常60案件ほどが同時進行しているので、何らかの情報共有ツールがなければ管理しきれません。ひどい場合は当日納期といった業務も発生します。緊急業務だということを社員に周知徹底するためにもAsanaのようなツールが欠かせません。 しかしAsanaの問題点は「フレキシブル」すぎる点にあります。Asanaの上で新たなプロジェクトを作成すると空の画面が作成されます。ここにタスクを一つひとつ入力して、各タスクを各人に配分するという「新たな業務」が発生してしまいます。プロジェクト毎に業務テンプレートを作成したこともありましたが、残念ながらAsanaのテンプレート機能は既存のプロジェクトを複製するというもので、この「複製」作業が人手に頼ってしまうことになります。 またAsanaにはメールを自動配信したり、プロジェクトに関連したメールを受信してプロジェクト毎に自動的に振り分けることはできません。社員がプロジェクトに関してどのようなメールを発送したのか、どのような回答が返ってきているのか、などをマネジャーとして把握しておきたいのですがこのようなCRM機能はAsanaには実装されていません。 Pros (Asanaの良い点) 15名まで無料 フレキシブルで柔軟性のあるシステム シンプルで簡単な操作 チャット機能 素晴らしいiPhoneアプリ Cons(Asanaの良くない点) 開発案件やデザイン案件のような不定形業務には向くが、繰り返し同じタスクが発生するような定型業務には向かない ワークフローの設計や条件分岐による業務フローのプログラミングはできない CRM機能はついていない AsanaのAPIはInstantではないので、Asana上の動作が他のクラウドシステムに反映されるまでは15分ほど待たなければならない AsanaはFacebookの共同ファウンダであるDustin Moskovitzが開発したシステムで、毎月のように進化をしています。しかしこのシステムは「かなりの能力を持った個人が共同作業する」ためのツールであり、システムの稼働を高品位に保つためには、メンバーの能力とモチベーションが高くないとシステムを維持することが困難です。わが社のように少人数にも関わらず、個人の能力やモチベーションが玉石混交の会社では、朱に交われば赤くなるではないですが、一人でもシステム上にバグとなるメンバーが存在するとシステムが破綻してしまいます。これが長年のストレスでした。 どのようなシステムを採用するか改めて勉強し直した そこで業務管理システムの見直しとトライ&エラーを繰り返しました。今回、検討の対象となったのは50近いクラウドシステムですが、特に以下のシステムが比較対象となりました。 Air Table    

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やらなければいけないタスクを常時表示しておくためにAsanaをFluid化してデスクトップに常時表示する

Asanaとは AsanaはFacebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツ(Dustin Moskovitz)とジャスティン・ローゼンシュタイン(Justin Rosenstein)らによって開発されたオンライン・プロジェクト管理システムです。1チーム15名まで無料で使え、ブラウザ、iOS、Androidでプロジェクト情報の共有と管理が可能です。直感的なUIとチャット機能で、メールを使用せずにアジャイル型のプロジェクト管理が可能になります。 多国籍なチームでこそAsanaは生きる 多国籍と言ってもわが社では日本人とベトナム人しかいませんが、使用される言語は英語・ベトナム語・日本語の3言語です。そのため、日本人同士のコミュニケーションとは異なり、お互いに60%〜70%程度の意図しか伝えることが出来ないと考えたほうが順当です。つまり70% x 70% = 49%、言っていることの半分程度しか理解できていないということになります。 言った言わないを防ぐ すべての指示はAsanaを使って指示を出します。もちろん口頭でも説明をしますが、まずはAsana上で文書化をした上で本人を呼んで説明を加えます。日本人同士でも起こりがちだと思いますが、口頭での作業指示は証拠が残らないので危険です。またタスクの重要度や切迫感を伝えるためには口頭での説明が不可欠です。 進捗が確認できる 報連相と言われますが、報告をするのは高等技術が必要です。例えば1日15本のタスクを与えられたとして、一つひとつ終了するたびに報告をされたのでは煩わしいですし、本人が終わったつもりでも本当は終わっていないことが出来ます。AsanaはシンプルにDoneボタンを押すことで終わったという報告が届きますし、実際に完了しているかどうかを確認することで業務が確実になります。 指示したことを忘れない 指示すべきことが多いと、何を指示して何を指示していないのかがわからなくなることがあります。Asanaにタスクを起こすことを習慣づけておけば、誰に何を指示したのかどうかを確認することができます。また指示はしたが報告が停滞している場合は、大体の場合、本人が作業内容を理解できないか、意図が伝わっていないかです。 Asanaをデスクトップで常時表示しておきたい Asanaの良い点は重要度の高いタスクや次にするタスクをドラッグ&ドロップで並べ替えできることです。朝一番の仕事は今日のタスクをAsanaで確認して優先度の高い順番に並び替えることですが、突然の来客や電話、トラブルの発生などで予定通りに行かない場合もあります。そんな時、今自分が何を抱えていて、後どれくらいかかりそうかを常時把握するには、Asanaを常時デスクトップに表示しておくのが有効です。 FluidでAsanaをアプリ化・最小サイズで画面に常時表示 残念ながらMacネイティブのAsanaアプリがないので、Fluidを使ってAsanaページをアプリ化します。URLには表示をしたいAsanaページを入力してCreateボタンを押すだけです。 デスクトップ上では画面右端にブラウザサイズを最小幅にしてタスクを表示しておきます。上段にはTodayのタスク、中段にはUpcomingのタスク、最下段にはいつかやるタスクが表示されています。とにかく集中してTodayのタスクをこなすことが今日の役目です。 またAsanaの特徴であるチャット機能もInboxに新規メッセージが入っているかどうか一目瞭然ですので、スタッフからの報告に瞬時に目を通すことができるで便利です。    

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