Asanaのタスクを重要度と緊急度で分類してみたら、仕事のストレスが少し軽減された!

おかげさまで継続的に仕事が入っており、受注した仕事をこなすのに精一杯なのですが、毎日やらなければいけないタスクを積み上げると結構な数になります。平均的には20〜30のタスクを毎日こなさなければならないのですが、今日のLifehackerの記事がなかなか読み応えがありました。

Lifehackerの「Inboxゼロ」方式が時間管理術として好ましくない理由

「Inboxゼロ=受信トレイにメールを残さないこと」はまさに自分が実践していることで、Lifehackerの主張では「Inboxゼロという30秒の自己満足のために貴重な時間と精神的エネルギーをメールの送信者の好きにさせるのはエネルギーの無駄だ」ということなのですが、自分自身はもう何年もゼロInboxを実践してきてメリットの方が大きいと思っているので、これからもInboxゼロを続けていくつもりです。

コヴィー氏の7つの習慣

本論はこのLifehackerの記事で紹介されていたコヴィー氏の『7つの習慣(The 7 Habits of Highly Successful People)』です。有名な本ですが、まだ読んではいません。その中で広く知られているやるべきことを4つに分類する方法を、毎日使っているAsanaに転用してみたらどうかと思いついたので即実践してみました。4つの分類とはタスクを

  1. 重要で緊急
  2. 重要だが緊急でない
  3. 重要でないが緊急
  4. 重要でも緊急でもない

に分類し、1番と2番に集中するというものです。

こちらのブログでは1番から4番まで憂い備え穀潰し憂さ晴らしというように分類していてこれもわかりやすいので借用しました。

Asanaのタスクを重要度と緊急度に分けてみた

こちらは実際の今日のタスクリストですが、Asanaにはセクションという概念があって「A重要・緊急(憂い):」のようにを入力すると分類セクションを作ることができます。そこでコヴィー方式で

A 重要・緊急(憂い):

B 重要だが緊急ではない(備え):

C 重要ではないが緊急(穀潰し):

D 重要でも緊急でもない(憂さ晴らし):

のようにセクションを作成し、さらに

E 回答待ち:

を作りました。Eは自分としてやるべきことはやったが相手の反応待ちのタスクで、回答がなければ自動的に先送りされていきます。

自由度の高いAsanaならではのタスク管理

自由度の高いAsanaだから可能なタスク管理ですが、今日1日この方式でタスク管理をやってみて仕事がはかどったのでしばらくこの方式を続けてみたいと思います。

これまで有料・無料を含めて数多くのプロジェクト管理システムを使ってきましたが、最終的にAsanaに落ち着いているのは、コメント機能(チャット機能のようなもの)がよくできていることとシステムの自由度が高いことが理由です。さらに工夫をすればもっと生産性の高い管理手法が見つかると思います。

 

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