この記事は非デベロッパーによる開発記事なので、誤りや誤解が予想されます。あくまでも非デベロッパーでも頑張ればここまで出来るという記事として参考にしてください。

やりたいこと

プロジェクト管理をする時、案件名と同じデータフォルダを作成したいということです。わが社ではDropbox上にProjectという名前のフォルダを作成して関連部署と共有しています。

Projectフォルダ内には

P2876-Toyota-Web Renewal

のようなフォルダが作られており、ここに案件に関するデータを集約するというやり方です。
基本的にプロジェクト担当者がDropbox上にフォルダを作成することになっているのですが、担当者によって作成したり、しなかったりということがあり、データが共有できていないという問題が発生しました。

こうすればできる

今回はkintone—(API)—>Zapier—(API)—>Dropboxという流れで間にZapierをかませます。技術があれば直接kintoneからDropboxのAPIを呼び出すこともできるのでしょうか、私にはそんな実力はないので、Zapier経由で良しとします。

kintone側の設定

1

アプリの設定画面からAdvanced Settingsをクリックし、API Tokenをクリックします。

2-1

GenerateボタンをクリックするとAPI Tokenが生成されます。
PermissionはとりあえずView recordsだけにしておきました。

zapier側の設定

kin_dropbox

Zapier側ではkintoneとDropboxを選択します。設定はkintoneで新規レコードを作成した時、Dropboxで新規フォルダを作成するというワークフローです。

Zapierで求められるkintoneの情報は

  • 上記で生成したAPI Token
  • サブドメイン:xxxx.cybozu.comのxxxxに当たる部分です
  • ドメイン:cybozu.comですが、契約によってはkintone.comになっているかもしれません
  • アプリ番号:https://xxxxx.cybozu.com/k/18/のようにアプリのURLで表示される番号、ここでは18です。

ZapierでのDropboxの設定は簡単なので割愛します。

実行結果

Kintoneで新規プロジェクトを作成

Project_Master_-_Records

Dropbox上でフォルダが自動作成!!

P0007_testtesttest_Bridge_System_Co___Ltd__と_Project_Master_-_Records

ご覧のとおり、kintoneで作成した案件名とプロジェクト番号を元にDropbox上にフォルダが生成されています。

ベトナムでは、担当者にアサインをしたとしても本人の意欲の差できちんと決まり事ができる人もいればそうでない人もいます。

フォルダを作るという小さな仕事ですが、これで案件に対応したフォルダは必ず存在するという前提に立つことができるので、仕事の障害がひとつなくなりました。

 

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