仕事効率化

先日、kintoneから新規案件を作成した際に、タイトル名と同じDropboxフォルダを作成することに成功したと報告しました。 APIを使ってkintoneで新規案件を追加した時に、自動的に同じ案件名のフォルダをDropboxに作成する（非デベロッパーによるkintone開発） また同時にWooCommerceから新規オーダーが入った時に、Kintoneに新規案件が作成されるAPI連携にも成功しました。 WooCommerceから新規オーダーが入ればkintoneに新規案件として登録されるAPI連携（非デベロッパーによるkintone開発） ところがこれには落とし穴があるのです。 Woocommerceからの新規オーダー（A)　→　kintoneでの新規案件レコードの作成（B)　→　Dropboxフォルダの作成（C) とはならないのです。 A→BはZapier経由で可能ですが、B→Cの際もkintone上で新規レコード作成を手動で行わないとZapier経由で動作はしてくれないのです。しかも困ったことに、WooCommerce側からいったん新規案件を作成してしまうと、B段階でダブりが発生するため新たな案件を起こすことはできないので、結局、Dropbox上に手作業でフォルダを作成しなければなりません。 つまり、WooCommerce経由のプロジェクトは手作業でフォルダを作成、自分で案件を登録する場合は自動でフォルダを作成という困ったことになるのです。 どこの設定画面か忘れたのですが、kintone側のAPIには新規レコード以外にも、編集や削除も設定できる画面があったと思います。現時点でZapierからkintoneを制御できるのは新規レコード作成だけなのですが、複数のワークフローを一気通貫で動作させることができないのは残念です。 もしかしたら直接APIを作成する能力があれば可能かのかもしれませんが、非デベロッパーとしてはこの辺りが限界です。

— この記事は非デベロッパーによる開発記事なので、誤りや誤解が予想されます。あくまでも非デベロッパーでも頑張ればここまで出来るという記事として参考にしてください。 — 試用版を使いながらkintoneでできることと、できないことを洗い出していますが、今のところ最大のネックは動的な情報連携ができないことです。これはある面、致命的です。 例えば、プロジェクトというアプリとタスクというアプリを連携させたとします。 プロジェクトには「プロジェクト番号」と「プロジェクト名」を設定します。 タスクには「プロジェクト番号」と「タスク名」「タスク期限」を設定します。 タスクは１プロジェクトに対してN個のタスクが発生します。プロジェクトとタスクはプロジェクト番号をキーにして連結します。   AccessやFileMakerなどでいういわゆるリレーションを張った状態なのですが、例えば、プロジェクトAの下に複数個のタスクを作成したのち、プロジェクトAの名称をBと変更してもタスク１、タスク２のプロジェクト名はプロジェクトAのままです。 もしタスクを作成した後にプロジェクト名を変更したい場合は、タスクを一つひとつ開いて再ルックアップを行い、保存し直すという気の遠くなるような作業が発生してしまいます。つまりプロジェクトとタスクは動的に連動していないのです。 これはもしかすると回避する方法があるのかもしれませんが、今のところ解決策が見つかっておりません。 プロジェクトのようなデータベースの下には様々なDBをぶら下げることが想定されます。タスク、見積書、請求書、取引先、発注一覧・・・。もしマスターになるプロジェクト名を変更しても接続したDBが動的に変わらないのであれば、膨大な手作業が発生することになってしまいます。 これはkintoneの仕様なのか、私の勉強不足なのか判然としないのですが、もし解決先を知っている方がいれば下のコメント欄に書いていただくか、@yokuraki (Twitter)までメッセージをいただければありがたいです。  

— この記事は非デベロッパーによる開発記事なので、誤りや誤解が予想されます。あくまでも非デベロッパーでも頑張ればここまで出来るという記事として参考にしてください。 — やりたいこと プロジェクト管理をする時、案件名と同じデータフォルダを作成したいということです。わが社ではDropbox上にProjectという名前のフォルダを作成して関連部署と共有しています。 Projectフォルダ内には P2876-Toyota-Web Renewal のようなフォルダが作られており、ここに案件に関するデータを集約するというやり方です。 基本的にプロジェクト担当者がDropbox上にフォルダを作成することになっているのですが、担当者によって作成したり、しなかったりということがあり、データが共有できていないという問題が発生しました。 こうすればできる 今回はkintone—(API)—>Zapier—(API)—>Dropboxという流れで間にZapierをかませます。技術があれば直接kintoneからDropboxのAPIを呼び出すこともできるのでしょうか、私にはそんな実力はないので、Zapier経由で良しとします。 kintone側の設定 アプリの設定画面からAdvanced Settingsをクリックし、API Tokenをクリックします。 GenerateボタンをクリックするとAPI Tokenが生成されます。 PermissionはとりあえずView recordsだけにしておきました。 zapier側の設定 Zapier側ではkintoneとDropboxを選択します。設定はkintoneで新規レコードを作成した時、Dropboxで新規フォルダを作成するというワークフローです。 Zapierで求められるkintoneの情報は 上記で生成したAPI Token サブドメイン：xxxx.cybozu.comのxxxxに当たる部分です ドメイン：cybozu.comですが、契約によってはkintone.comになっているかもしれません アプリ番号：https://xxxxx.cybozu.com/k/18/のようにアプリのURLで表示される番号、ここでは18です。 ZapierでのDropboxの設定は簡単なので割愛します。 実行結果 Kintoneで新規プロジェクトを作成 Dropbox上でフォルダが自動作成！！ ご覧のとおり、kintoneで作成した案件名とプロジェクト番号を元にDropbox上にフォルダが生成されています。 ベトナムでは、担当者にアサインをしたとしても本人の意欲の差できちんと決まり事ができる人もいればそうでない人もいます。 フォルダを作るという小さな仕事ですが、これで案件に対応したフォルダは必ず存在するという前提に立つことができるので、仕事の障害がひとつなくなりました。