仕事効率化

チームで進める仕事のアドバイスください

あけましておめでとうございます。新年早々ですが「チームで進める仕事のアドバイスください」というタイトルのメールを頂戴しましたので、今回は私の会社で実践している内容をご紹介します。

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FileMakerの代替えになりそうなクラウドデータベースKnackを試用中

カード型データベースのFileMakerには以前大変お世話になって、業務系のアプリを作り込んだものですが、最近はクラウドに移行して全く使わなくなってしまいました。プログラミングの知識がなくてもかなりの部分業務の自動化や標準化ができたので、今でもFileMakerは優れたデータベースであったと思いますが、やはりクラウドアプリでないことが使わなくなった最大の理由です。

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経理アプリXEROの見積機能はこんなに便利!

営業活動のルーティンワークの中で見積作業は意外に面倒なものです。取引先には少しでも早く見積もりを提出したい、仕入れ(製造)の現場からはなかなか積算が上がって来ない、見積の送信、発注確認などメールのやりとりが多いなど、見積にかかる作業コストは馬鹿になりません。経理アプリのXEROにはQUOTATION(見積)機能が実装されており、うまく利用することで見積作業の効率を大幅にアップすることができます。

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やる気が出ない時に1分間でやる気になる方法

やる気が起こらないケースには2つあります。やるべきことがあるのにやる気が起きない場合、特に差し迫ってやるべきことはないが何をする気にもなれない場合です。いずれの場合も何かをやらなくてはいけない、やった方が良いことがわかっているのに、行動に移すことができないという現象です。今回は1分間でやる気を起こす方法について書きます。

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海外での企業経営で会計ソフトXEROが快適な理由

最近複数の会社から会計をどのようにしているか聞かれる機会があったので、何回かに分けてわが社の事例を書いて見たいと思います。管理会計はオンライン会計ソフトのXEROを使用し、同時にローカルの会計会社でベトナムの税務会計処理を外注しています。

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Asanaのタスクを重要度と緊急度で分類してみたら、仕事のストレスが少し軽減された!

おかげさまで継続的に仕事が入っており、受注した仕事をこなすのに精一杯なのですが、毎日やらなければいけないタスクを積み上げると結構な数になります。平均的には20〜30のタスクを毎日こなさなければならないのですが、今日のLifehackerの記事がなかなか読み応えがありました。

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業務のオートメーション化を進めて新たな問題が発生!

(写真はイメージです) 今週月曜日から一部業務のオートメーション化を始めてから新たな問題が発生しました。 ボトルネックの発生 工場の流れ作業で言えば、一部の工程で時間がかかりすぎて業務が停滞してしまい、次工程に業務が流れないという状況です。これまでも同じ業務を行っていて特に問題がないように見えたのですが、システム化によって納期管理が厳密になったため、業務の流れについて来れないスタッフがあぶり出されたという状況です。 なぜこのスタッフ(たち)がボトルネックになるのかを分析すると、前工程と次工程を考えずに与えられた目先の仕事にだけ注意が向いているためワンテンポもツーテンポも取り掛かりが遅れるということです。サッカーで言えば、これまでの守備モードから攻撃モードに切り替わったにもかかわらず、自陣に立ったまま動こうとしないプレーヤーのようなものです。 何も考えずに体が反応するまで繰り返しやらせるしかないのですが、仕事を遅らせるわけにはいかないので他の人間をバックアップとしてアサインしている状況です。 雰囲気が悪くなった(笑) データの入力、修正、メールの送信、受信まで全て監視されているのでこれまでのような牧歌的な仕事はもうできなくなりました。その上、ミスや遅延が発生するといちいちマネジャー(私)に呼び出されて注意されるので、気が落ち着きません。 ひとことで言えば、意識を変えないと仕事についていけないという状態になったわけで、当然、私は憎まれ役です。 しかし高品質な商品をオンタイム(もしくはさらに短納期で)納めるということができない会社はいずれ淘汰されます。競争は外部にあるのではなくて、内部、自己目標との戦いです。その意識が全ての社員に行き渡るとは期待していませんし、おそらくこれで辞める社員も出てくるでしょうが、ルールはルール、仕事は仕事です。 さらに自動化を進めて行きます 究極的には無人化ができれば最善なのですが、ほんの小さなことでもシステム化を進めています。今日、作成したプログラムは プロジェクトがアーカイブされた時に関連するタスクも自動的にアーカーブされる アーカイブされたタスクは1ヶ月後に自動的に削除 タスクの前段階が完了した段階で、自動的に次工程の担当者にメッセージが届く プロジェクトの途中でタスクにミスが発見された時、自動的にタスクが作成される と言ったものですが、これからも日々、ワークフローの自動化を進めて行きたいと考えています。

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ベトナムでの日常業務をオートメーション化して、ベトナム人社員に依存しないためのシステムは何が良いのか?を10日かけて実証研究した結果

ご無沙汰しております。ほぼ10日ぶりのブログ更新となります。この間、何をしていたかというと会社業務プロセスのシステム化に取り組んできました。この10日間あまり、日常業務をこなしながら空いている時間を全て業務のシステム化に投入してきましたが、システム開発はかなり脳力を要求される業務であり、こんを詰めて開発を行ってきたのでとてもブログに割く時間と余裕はありませんでした。ようやく今週はじめに暫定的ながらカットオーバーすることができましたので、その内容と結果についてご報告したいと思います。 これまでの業務システムと問題点 これまで我が社ではAsanaを標準システムとして採用してきました。Asanaは非常にフレキシブルなシステムでプロジェクト>タスクのシンプルな構造、チャット機能との統合、快適な操作感、見やすいカレンダー表示など、申し分のないシステムで、15ユーザーまでは無料です。わが社では通常60案件ほどが同時進行しているので、何らかの情報共有ツールがなければ管理しきれません。ひどい場合は当日納期といった業務も発生します。緊急業務だということを社員に周知徹底するためにもAsanaのようなツールが欠かせません。 しかしAsanaの問題点は「フレキシブル」すぎる点にあります。Asanaの上で新たなプロジェクトを作成すると空の画面が作成されます。ここにタスクを一つひとつ入力して、各タスクを各人に配分するという「新たな業務」が発生してしまいます。プロジェクト毎に業務テンプレートを作成したこともありましたが、残念ながらAsanaのテンプレート機能は既存のプロジェクトを複製するというもので、この「複製」作業が人手に頼ってしまうことになります。 またAsanaにはメールを自動配信したり、プロジェクトに関連したメールを受信してプロジェクト毎に自動的に振り分けることはできません。社員がプロジェクトに関してどのようなメールを発送したのか、どのような回答が返ってきているのか、などをマネジャーとして把握しておきたいのですがこのようなCRM機能はAsanaには実装されていません。 Pros (Asanaの良い点) 15名まで無料 フレキシブルで柔軟性のあるシステム シンプルで簡単な操作 チャット機能 素晴らしいiPhoneアプリ Cons(Asanaの良くない点) 開発案件やデザイン案件のような不定形業務には向くが、繰り返し同じタスクが発生するような定型業務には向かない ワークフローの設計や条件分岐による業務フローのプログラミングはできない CRM機能はついていない AsanaのAPIはInstantではないので、Asana上の動作が他のクラウドシステムに反映されるまでは15分ほど待たなければならない AsanaはFacebookの共同ファウンダであるDustin Moskovitzが開発したシステムで、毎月のように進化をしています。しかしこのシステムは「かなりの能力を持った個人が共同作業する」ためのツールであり、システムの稼働を高品位に保つためには、メンバーの能力とモチベーションが高くないとシステムを維持することが困難です。わが社のように少人数にも関わらず、個人の能力やモチベーションが玉石混交の会社では、朱に交われば赤くなるではないですが、一人でもシステム上にバグとなるメンバーが存在するとシステムが破綻してしまいます。これが長年のストレスでした。 どのようなシステムを採用するか改めて勉強し直した そこで業務管理システムの見直しとトライ&エラーを繰り返しました。今回、検討の対象となったのは50近いクラウドシステムですが、特に以下のシステムが比較対象となりました。 Air Table    

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