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最近、仕事に関する連絡をメッセンジャーやSMSで送って来られる人が増えてきましたが、正直取り扱いに困っています。

メッセンジャーやSMSは相手に直接リアルタイムにメッセージを送信することができるので一見便利なのですが、仕事に使われると生産性が落ちてしまって本当に困ります。

断片的な情報しか送って来ない

仕事に関する情報は間違いがないように5W1Hに則って送るべきなのですが、SMSでは断片的な情報しか送られて来ないケースが多くあります。後になって追加、追加でメッセージを送られてきて、結果、初動作業が遅れることになります。

見ていないケースがある

LINEとSkypeは一応メンバーにはなっていますがスマホにアプリをインストールしていないので、送られてきても見ていません。FacebookメッセンジャーはPCからしか使用していないので、たまにPCからFacebookにアクセスした時しか見ません。だいたい2〜3日に1回しか見ないので、見たときはすでに遅しのケースがあります。

情報の取り扱いが面倒くさい

メール情報は全て自動的にタスクに変換して管理をしているので、ほぼ間違いなく処理をしているのですが、メッセンジャーやSMSは読んだ後に忘れないように一つひとつタスクを作成する手間がかかってしまいます。

老眼

スマホで情報を閲覧・入力するのが面倒くさくなってきました

個人宛に送られてくる

ここが最大の理由なんですが、わが社では私に送られてきたメールはスタッフ全員が閲覧できる状態になっています。逆も真で、スタッフのやり取りは、必要があれば私が見ることも可能です。送信者から見れば1対1のやり取りのメールだと思われますが、実は1対多でコミュニケーションをしています。もちろん、極秘情報は閲覧設定を外すことも可能ですが、日常の依頼や連絡は全て社内公開です。 使用しているツールはCRMアプリのHubSpotです。Hubspotを経由することによって社内情報共有が格段に進みました。 hubspot-logo.jpg この方式の良いところは、社内での依頼や指示が簡単になること、誰かが休んだり都合が悪くてもすぐに他のスタッフがサポートできること、つまりチームワークが可能になることです。 メールに関する悩みは、未処理のメールが過去のリストに紛れ込んでしまうこと、受信したメールをさらに指示という形で内部発信しなければならないことなどですが、CRM化を進めることで一気に問題が解決します。 ソーシャルネットワークは社内共有という点でまだ役不足であるのが現状です。

まとめ

メッセンジャーやSMSからの業務連絡はなるべくお控えください。対応が遅くなる可能性があります。

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すぐにお返事はできませんが全てのメールには目を通しています。

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