仕事効率化

【Mac】次の予定を常時タスクバーに表示してくれるMac用アプリNext Meeting

PC作業に没頭して次のミーティングの時間が迫っていた・・・なんていうことを未然に防いでくれるMac用アプリです。Next MeetingをインストールするとMacのタスクバーに常時次の予定と予定までの時間が表示されます。 普段はスケジュール管理にはFantasticalを使っていますが、次の予定を知るためにはタスクバーのカレンダーアイコンをクリックしなければ次の予定がわかりませんでした。いつも目に見えるところに次の予定が表示されているので、大事な予定を見逃すことはなくなる(はず)です。 さらにタスクバーをクリックすると今後の予定が一覧で表示されます。いつもバタバタ仕事している忙しい人にお勧めします。  

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Airtableを社内コミュニケーションツールとして使ってすごい威力を発揮してくれた!

個人的にも会社でもAirtableをデータベースとして導入しているのですが、特に社内でのプロジェクト関連の進捗管理&コミュニケーションツールとしてすごい威力を発揮しています。 イメージで言えばExcelの横にチャットがついていて、この行(プロジェクト)はどうなってるの?とかこれ急ぎだから忘れないでね!とかいう指示と報告に使うことができるのです!チャットそのものを見忘れるのでは?という心配も無用。メッセージはメールでも届きます。   我が社では主にデザイン&印刷の案件管理に使っていますが、不動産の案件管理とか人材紹介業務とかに活用できるのではないかな。だいたい社内コミュニケーションの大半はプロジェクトや案件がらみなのでこれ1本で業務報告は十分です。   さらに便利なのがこのカレンダービュー。カレンダー上で案件ごとの納期を表示させています。今日より前の案件が表示されていないのはプロジェクトのステータスが「完了」か「キャンセル」になっているから。いつまでにどの仕事を完了させなければならないかが俯瞰できて、納期遅れもかなり防げるようになりました。 我が社のように小さな会社だと一人のスタッフが複数の業務を担当することも多く、納期管理や品質管理などに専門の人材を配置することができません。こういうツールを使えば業務品質を高めることができて仕事が楽になります。

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そろそろFileMakerの時代も終わりだと思う。クラウド型データベースに取って代わられる日も近いのではないか。

長年FileMakerを愛用してきました。1980年代の後半から使っているのでほぼ30年ちかくFileMakerを使ってきたことになります。FileMakerコンテンストで入賞してMacbookをもらったこともあるし、仕事で業務用のデータベースを作成して喜んでいただいたこともありました。 わが社でも長年、業務管理の中心はFileMakerで行ってきており、これがなければ仕事が回らないほどでした。 FileMakerの良い点は特にプログラミングの知識がなくてもスクリプトの組合せでかなりの業務を自動化できること、多彩な画面レイアウトで使いやすい業務アプリができるという点でした。開発知識はなくても業務を知っている人間が少し頑張ればかなりの業務の自動化が可能です。 数年前にFileMakerが売り切り方式ではなくて、年間ライセンス契約方式になってからバージョンアップはやめていましたが、もしまじめにライセンスをしたら10人で毎年159,000円も支払わなければなりません。これは零細企業にはかなりの痛手です。 今回、FileMakerを中心とした業務システムを順次クラウド型データベースに移行し始めています。いくつかのWEBアプリを検討して、AirTableが一番わが社の業務に合っているなと感じました。ただし帳票関係はWEBアプリの苦手とするところなので、この部分はまだまだFileMakerの方に軍配が上がります。 なんといってもFileMakerはFileMakerだけの閉ざされた世界であるのが辛いです。GmailやGoogleスプレッドシート、経理システムのXeroやプロジェクト管理システムのAsanaなど、世の中がAPIを使ってシステムのオープン化、連携化を進めているのに、FileMakerだけ孤高の世界を築いているようではもう駄目だと思うのです。 もしFileMakerが本気をだしてクラウド型のデータベースに戻ってくればまた考え直すかもしれませんが、Appleは本当のところFileMakerをどうするんでしょうかね? 知らない人も多いですがFileMakerってAppleの一部門なんですよ。 新型iPhoneやApple Watchも重要ですが、伝統あるFileMakerをこのまま生殺しにするんでしょうか・・・。iCloud共有型のデータベースプラットフォームとかに再生してくれれば、また違った展開が生まれると思うのですが・・・。

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【仕事に役立つ】汎用型クラウドデータベース #Airtable #Fieldbook #Transposeを比較してみた

汎用型クラウドデータベースとは AccessやFileMakerのような小規模データベースをクラウド上に作成することができるWEBアプリケーションです。昨年あたりから米国を中心にクラウドデータベースがローンチされるようになってきて、実用的に使えるようになってきました。これまでFileMakerで作成、運用していたデータベースをクラウドに移行することでより柔軟なデータベース共有が可能になりました。今回はその中でも主要なWEBアプリである Airtable、Fieldbook、Transposeを比較してみました。 汎用型クラウドデータベース導入のメリット 汎用型クラウドデータベースは会社、特に中小企業の生産性を大幅に向上させます。例えば顧客リストをExcelで作成した場合、全社員が参照可能なExcelを作成することなど現実的ではありません。そこでGoogleスプレッドシートが良いとなるのですが、検索、ソーティング、フィルタリングなどデータをハンドリングするには一般人には敷居が高いのが現実です。 汎用型クラウドデータベースはデータベースとしての機能をもちながら、さまざまな形でデータを取り出すことができるので、業務効率をアップさせることが可能です。 社員が常に最新情報にアクセスして作業をすることができる 高速な検索、データの並べ替え、フィルタリング 業務フローに応じて作業の自動化ができる データに対してコメントを加えたりコミュニケーションを行うことができる 外部APIと連携して様々な事務作業のオートメーション化が図れる   価格&サービス比較 3つのサービスともに無料で使用開始することが出来ますが、本格的に使用する場合はサービス価格等に差があります。 AirTableは作成できるデータベース数に制限はありませんが、1データベースあたり1200件までの制限があります。 Field bookは基本的に無料サービスで10,000 API Call/月以上は$10/月という太っ腹な価格設定。 Transposeは14日間の試用期間後は課金されます。価格は$9.99〜$29.99/月 尚、いずれの価格も一人あたりの単価なので、10名近いスタッフで共有する場合は結構な金額になります。 Air Talbe Fieldbook Transpose 価格 $12/月~$24/月 10,000 API Call/月以上は$10/月 $9.99/月~$29.99 試用期間 1データベース1200件まで無料。 基本的に無料 14日間の試用期間あり フィールド定義 データベースの肝はなんといってもどのようなフィールド定義が準備されているかということです。 TransposeはGoogleマップ上のロケーションやタイマーなど多彩なフィールド定義が用意されていますが、正直あまり使いこなせないかと思います。 Fieldbookはごくシンプルなフィールド定義ですが、正直この内容では本格的なデータベースは組めません。 AirTableは必要十分といったところでしょうか。 Air Table Fieldbook Transpose テキスト ◯ ◯ ◯ テキストエリア ◯ ☓ ◯ 数値 ◯ ◯ ◯ 通貨 ◯ ◯ ☓ パーセンテージ ◯ ◯ ☓ URL ◯ ◯ ◯ 日付 ◯ ◯ ◯ 時刻 ◯ ☓ ◯ 日付と時刻 ☓ ☓ ◯ Email ◯ ◯ ◯ 電話番号 ◯ ☓ ◯ Yes/No チェックボックス ☓ ◯ 単一選択 ◯ ◯ ☓ 複数選択 ◯ ☓ ◯ ファイル添付 ◯ 画像 ◯ 自動連番 ◯ ☓ ◯ ロケーション ☓

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PCからもiPhoneからもアクセスできてメンバー共有も可能なオンラインデータベース #Airtable は仕事効率化の強力なツールだ。

クラウド対応のカード型データベースソフトのAirtable。なんで今まで知らなかったのかと後悔するほど素晴らしいWEBアプリです。数日間使ってみてこれは使い物になると感じましたのでレポートします。ちなみに1データベースあたり1,200レコードまで無料で使えます。 登録方法 https://airtable.com/からEmailアドレスとパスワードを設定するか、Googleアカウントでサインアップします。 ダッシュボードは非常にシンプルな画面でデータベースの一覧表示のみです。最初は何もデータベースが登録されていませんから、画面上部のBrowse Templateからテンプレートを選んで試してみると良いでしょう。 何ができるのか 基本的なデータベースの要件はすべて準備されています。 Single Line Text(1行のテキスト) Long Text(複数行のテキスト) Attachment(画像等の添付) Checkbox(チェックボックス) Multiple select(複数選択) Single select(単一選択) Date(日付) Phone number(電話番号) Email(Emailアドレス) URL Number(数値) Currency(通貨) Percent(パーセント) Formula(数式) Rollup(ロールアップ。おそらく連動したテーブルの値の要訳表示) Count(カウント) Lookup(リレーションされたテーブル値の読み込み) AutoNumber(自動付番) Barcode(バーコード) これだけのフィールドが用意されていれば工夫次第でいろいろなことが出来そうです。 iOSアプリ iOSアプリもシンプルで直感的な操作で少し触ればすぐに分かります。 この画面は現在作成中のサイゴン・レストラン・データベースの一部ですが、これを作るのに10分かかりませんでした。 Googleスプレッドシートとの比較 わざわざ専用のデータベースを使わなくてもGoogleスプレッドシートで良いという意見もあると思いますが、Googleスプレッドシートで少しこったことをやろうとするとプログラミングの知識が必要になります。その点、AirTableはプログラミングの知識がなくてもある程度のことが出来てしまいます。やりたいことをするやるなら断然AirTableが簡単です。 APIで作業自動化 AirTableはAPIが公開されていますから、外部WEBアプリとの連携が可能です。Zapierを通せば、世界中の数百のWEBアプリと連動可能なので、かなりのことが自動化出来るのではないかと思います。現在、使用中のWEBアプリの連携化をAirTable経由で試しているので、後日レポートします。 まとめ 個人で使用してもOK、グループで使用してもOKの初心者〜中級者向けオンラインデータベースです。直感的な操作はFileMakerを思い出しますが、FileMakerより出来ることが少ない分、特別な技術がなくてもある程度のデータベースは組めます。 技術者ではないがオンラインで共有できるデータベースが必要という人にはぜひ薦めます。

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Macでいつも最前にTextwellのウィンドウを表示させたかったので #afloat2.0 をインストールした

Mac標準アプリのスティッキーズはいつも全ての画面の最前面に表示することができて便利なのですが、テキストの扱いがリッチテキストなので、ブラウザ間でテキストをコピー&ペーストなど単純にテキストデータを扱いたい時は不便です。 スティッキーズの代わりにテキストデータが扱えるTextwellを経由して作業したいと思ったのですが、Textwellにはウィンドウを常時前面表示させる機能はありません。 そこでみつけたのがMacのafloat 2.4 インストールをするとウィンドウメニューから各種設定を選ぶことが出来ます。 Keep Afloatでウィンドウを常時前面に表示したり、Transparencyからウィンドウそのものを半透明化させることも可能。Adjust Effectsで細かく設定を行うことも出来ます。 複数のアプリを切り替えながら作業をしていて、いつも作業用のウィンドウを前面に表示したいときに重宝します。

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【仕事効率化】やらなければいけない仕事が溜まりにたまってストレスを感じている人のための具体的で簡単な解消方法

今すぐやらなければならない仕事をいかに無くすか 仕事のストレスは「人間関係」と「やらなければならないこと」の二つに起因します。特に「いつかやらなければならない仕事」が溜まっていくと精神衛生上も悪い上に、自信もなくなってどんどんストレスになってきます。今やらなければいけない仕事を0(ゼロ)にできれば、新たな問題や仕事が入ってきてもすぐに対応ができますし落ち着いた判断が下せます。 自分にとっては部屋の掃除がまさにそれで、掃除しなきゃなと思いながらもそのまま手つかずになってしまうことがよくあります。 本当は最初から掃除が必要でなくなるようにいつも都度片づければ良いのですが、分かっていてもできないものです。 緊急ではないけどやらなけれならない仕事がある。しかしやる気が起こらない。そういう時に一歩前に進むための簡単で具体的な方法を書いてみました。 Gmailの受信箱のメールをアーカイブする 仕事でGoogle AppsやGmailを使っているなら、積極的にアーカイブボタンを活用しましょう。アーカイブはGmail左上部にあるボタンです。 アーカイブしたいメールを選択してボタンをクリックすると、メールは受信トレイから表示されなくなります。画面上ではメールは表示されなくなりますが、削除されたわけではありません。いつでも「すべてのメール」からアーカイブしたメールを見ることができますし、Gmailであれば強力な検索機能を使って目的のメールを探すことができます。 アーカイブすべきメールとは よく数百通のメールが受信トレイに表示されたままになっている場合がありますが、あまり感心しません。 仕事のメールにはなんらかの「やらなければならない仕事」が含まれていますが、その仕事が終わったのであればすぐにアーカイブすべきです。 困るのはこちらの仕事は終わってメールで回答をしたが、相手先から承認のメールを待っている状態です。お客によってはなかなか返事をくれない場合もあります。そのような場合はアーカイブをせずに先送りをします。 AsanaのInboxのメッセージをアーカイブする わが社では自分以外は全員外国人なので仕事のやりとりはAsanaを使っています。これは言った言わないを防ぐためと、オーダーしたことを忘れないためです。 Asanaでのチャットはすべてinboxに入ってきますが、こちらも読んだ後や返事を書いた後はすぐにアーカイブします。 Asanaはinboxにメッセージが届いたかどうかわかりにくいのでChorome ExtensionのAsana Plusをインストールしています。こうするとタブの上に常時未読のメッセージ数が表示されます。 Google Keepメモ Google KeepはPost Itのようなメモ帳ですが、これも役目が終わったらアーカイブします。Goole Keepには行きたい店や仕事で必要なメモ、作成途中の原稿など雑多なメモを作成していますが、例えば買い物メモだったら購入した時点でアーカイブします。Google Keepの優れている点はアーカイブした後でも強力な検索機能で目的のメモがすぐに見つかる点です。またラベルをつけておけば分類して置くことも可能。とにかく終わったメモは捨てる(アーカイブ)ということです。 いますぐ出来ない仕事は積極的に先送りをする 困るのは今は必要ではないけれど将来必要になる情報の扱いです。メールとメモに関して言えば、以下の方法で将来に先送りします。必要な日時になったら、再度、メールやメモが自動的に表示されるという仕組みです。 Gmailを先送りする Gmailを使っているのならGoogle Inboxを使いましょう。Google Inbox上の時計マークをクリックすることで、将来、メールが受信箱に再表示される日時を設定することが出来ます。 理想的には今日できる仕事は今日中に終わらせるべきですが、疲れていたり、やる気が起こらない場合は時間に余裕があるなら先送りしちゃいましょう。 Google Keepを先送りする 今はすぐ必要ないけど後で必要になるメモ、例えば、訪問先の住所やGoogle MapsのURLなどは、必要となる将来の日時をリマインド設定したうえでアーカイブしておきます。 そうすることで、いま必要とするメモとしては表示されませんが、将来、必要な時にあらためてメモに表示されます。 まとめ とにかくいますぐ必要ではない情報は自分の目に触れないようにすることが重要です。集中して仕事をこなすことができる時は先送りせずにどんどん仕事をこなしていけば良いのですが、このブログを読んでいる方の多くはそれができないからここに来ているのだと思います。 どんなことでも、溜め込むというのは精神衛生上よくありません。特に情報は油断しているとどんどん溜まっていくので、アーカイブする、先送りするの2つのアクションで目前からなくすことが大切です。

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【小ネタ】Macで複数のデスクトップを使っているなら壁紙を変えた方が自分がいまどのデスクトップにいるのかわかりやすい

Macはデスクトップ1、デスクトップ2,デスクトップ3,デスクトップ4と複数のデスクトップを作成して切り替えながら使っています。 デスクトップ1は現在作業中の画面、デスクトップ2は作業中だけども常時使用しないアプリの立ち上げ、デスクトップ3は社内連絡用のアプリというふうに使い分けています。 複数のデスクトップを使用していると自分が現在どのデスクトップにいるのか分からなくなることがありますが、壁紙を変更しておけば自分がどのデスクトップにいるのかわかりやすくなります。 ついでにデスクトップの移動ですが、Mission Controlから移動することができますが、システム環境設定でショートカットを設定することができます。 デフォルトでControlキーがアサインされますが、Control+1でデスクトップ1に移動というように素早くデスクトップを移動することができます。

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朝からMacBook ProのCPU率が100%でファンが全開。原因はDropBox

以前からこの現象が起こることは分かっていたのですが、Dropboxのアカウントを切り替えると(今朝切り替えました)、再インデックスを始めてMacのCPUは100%。 ファンが全開で回って、カーソルをDropboxの上に持って行くとレインボーマークになります。 仕事にならないのでDropboxは一時停止にしました。今晩、寝る前にDropboxを再開させます。

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Google Keep ChromeエクステンションがあればEvernoteもPocketもいらなくなる

Google Keep Chrome エクステンションのインストール インストールはChromeウェブストアに行ってGoogle Keepを検索するか、こちらのリンクからインストールできます。右上のボタンをクリックすると自動的にChromeにインストールされます。 WEBクリップは簡単。クリップしているWEBページでGoogle Keepボタンを押すだけ 保存したいWEBページがあったらGoogle Keepボタンをクリックするだけ。これでGoogle KeepにURLが保存されます。 保存されたページではGoogle Keepのアイコンが黄色に変化。 保存したい本文を選択してコピーすると、自動的Google Keepにもコピーされる 記事中で保存したいテキスト部分を選択してコピーすると、その部分がGoogle Keepにもコピーされます。重要なキーワードやフレーズを保存しておけば後々検索にも引っかかりやすくなります。 タイトル部分に何も反映されないのは残念 唯一残念な点はGoogle Keepのタイトル部分には何も反映されないこと。ここは手作業でコピー&ペーストする必要があるようです。できればWEBページのTitleタグを自動的に読み込んでタイトル部分にペーストしてくれればさらに便利です。 まとめ WEBクリップは後で読もうとか、ページをスタッフに紹介するためにクリップしますが、使いやすさとスピードでGoogle Keepエクステンションは手放せなくなりました。Google Keepユーザーであればインストールしておいて間違いありません。

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iOS版Google Keepで画面をタップしてもコンテキストメニューが表示されない時の対応

iPhoneでテキスト編集をする時、画面の任意の場所でタップすると、コンテキストメニューが表示されてペーストやコピーが選べます。 ところがGoogle Keep では画面をタップしても何も表示されないことがあってイライラします。おそらくこれはバグ。 いろいろ触ってみて 「メモ」と書かれたところをタップしないと反応しないことが判明。 次回アップデートで対応を希望。

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今日からようやくMobifone でも4Gが使えるようになったので早速行って来ました。

4月からサービス開始と言っていたのに遅れに遅れていよいよ今日からMobifoneでも4Gが利用できるようになりました。早速、会社を抜け出してMobifoneにいってきました。 知らないうちにショウルームも改装されていてきれいになっていました。キャンペーンガールも出て大々的に4Gのプロモーションをやっています。 かなりのお客で25人、ほぼ一時間待ちでした。 外国人はパスポートが必須です。SIMカードの切替え料金は無料でした。手続きは簡単。パスポートを提出してMobifoneが作成した書類にサインするだけです。 こちらが3Gでのスピードテスト。ダウンロード0.04Mと絶望的な遅さでした。テスト地点はMobifone のショウルームです。 4Gに変更した結果はご覧の通り。 ダウンロード0.10と2.5倍のスピードになっています。しばらくはこれで使い心地を試してみたいと思います。

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Evernoteの時代は終わった、と理解した。

Evernoteが無料プランではデバイス数が2台までに制限され、価格も値上げとなりました。 http://japanese.engadget.com/2016/06/28/evernote-2-8-15/ しばらく前からEvernoteには情報を登録していなかったので、すでに自分の使い方としてはアーカイブとなっているのですが、いま調べてみたらまだ約2,000件のノートが残っていました。2,000件というのはEvernoteとしては平均以下のレコード数だと思います。今回のデバイス制限と価格の値上げは実質的に無料ユーザーを排除して有料サービスに移行することを促す施策ですが、これを知った瞬間、今後Evernoteは使わないこととしました。Evernoteが進む方向性を判断すると、長期的にEvernoteが発展していく方向ではないとは思うからです。 Evernoteがダメになってしまった理由として 高機能化に伴って機能が増えた反面、システムとして重くなってしまった 情報を登録すればするほど目的の情報が見つけにくくなってしまう の2点が主な理由ではないかと思います。 さっと情報をキャッチ・記録して、欲しい時に欲しい情報にアプローチできることがこの手のデータベースには求められますが、Evernoteに登録した瞬間、情報が情報に埋もれてしまうというジレンマを抱えることになってしまいました。 このような問題を解決するためにGoogleフォトが「アシスタント機能」を持っていたり、Facebookは「過去のこの日機能」があったりするのですが、まだまだ人間の記憶に即時対応できる仕組みはないのが現状です。このあたりの問題を解決するには本格的なクラウド型の人工知能ができないと難しいのではないかと思います。 最近、記憶力が落ちてきて、うろ覚えに思い出した芸能人の名前が分からないことがあるのですが、頭のなかではぼんやりと顔が浮かんでいても、名前がわからないとGoogle検索をすることもできません。結局、関連するキーワードをGoogleにインプットしてヒットさせるしかないのですが、このような言語化できないような検索問題を人工知能は解決してくれることを望んでいます。 いずれにしてもEvernoteは長期的な投資を行うために有料化を促進するという決断をしました。 私たちの目標は、長期的に Evernote を改良し続けることです。ユーザのみなさんの要望に応える新機能も随時実装しながら、主要製品をよりパワフルに、直感的に使えるようにすることに引き続き投資してまいります。一方で、それを実行するためにはたくさんの労力と時間、そしてお金が必要になります。そこで、Evernote に大きな価値を見出してくださる方には、私たちが必要な投資を行えるよう、ぜひ力を貸していただきたいと考えております。ひいては、Evernote 製品の利用体験をさらに進化させていきたいのです。 いまEvernoteに必要なのは値上げではなく、ユーザーの利用頻度を高めることだと思います。機能を増やすのではなく、使われない機能は思い切って削減するか、バックグラウンドで自動化させ、ユーザーフレンドリーなシンプルで使いやすいシステムに変えていくのが必要なのではないかと思います。例えばEvernote Liteのような本当に必要な機能に限定した簡易無料版を普及させていくほうがユーザー数を増やす方向性としてマッチしているように思います。

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ベトナムで無料求人広告を出す方法

ベトナムで会社経営をする上で頭が痛いのが採用です。主な求人・採用方法としては人材コンサル会社に依頼する、有料求人広告を出すという方法があります。 人材コンサル会社に依頼をすると条件にあった人材を探して紹介してくれますが、月給の2ヶ月分または年収の20%が報酬としてかかってしまいます。最近は新卒のデベロッパーでも500USD程度かかりますから、ローカルのIT技術者を採用するのに1,000ドル程度の出費を覚悟しなければなりません。試用期間である2ヶ月間に見極めることができればよいのですが、半年程度で他の条件の良い会社に移られたら目も当てられません。 もうひとつは有料求人広告に出稿し、求人情報を得るという方法です。この場合ですと、例えば経理担当者であればうまく行けば100人近い応募があります。ただし100人の中から(当てにならない)履歴書を読んで選別し、インタビューをし、やっとのことで採用しても、実際に仕事をさせてみると期待した人材ではなかったということもあります。 経験上、人材コンサル会社を使っても、有料求人サイトを使っても結果的にはあまり差がないように思います。1年、2年と時間をかけて社員とどういう関係を築くことができるかが問題であって、表面的な能力や人当たりはあまりあてにならないように思います。 少しまえのことですが、複数の成功したベトナム人経営者に採用はどのようにやっているのかをたずねたところ、紹介や縁故採用と同じくらい無料求人サイトを使っているという話を聞きました。以来わが社でも「無料求人サイト」を利用するようにしています。結果的に良い人材に会えるかどうかは運次第というところがあって、幸い、弊社でも無料サイトを使って採用したスタッフが中心メンバーになってくれています。 無料求人サイトに出稿する場合はスタッフに依頼をしてベトナム語で広告を出しても良いのですが、わが社では英語で求人をかけています。ある程度英語(または日本語)が分かるスタッフでないと、使い物にならないからです。 以下にベトナムでよく見られている無料求人サイトを紹介します。良い人材を見つけたいが予算がない、あまりお金は掛けられないという場合は試してみてはいかがでしょうか。 quangcao24h.asia nhattao.com chotot.vn freelancerviet.vn Vlancer.vn Careerbuilder.vn vieclam24h.vn kenhnhansu.com tuyendung.com timviecnhanh.com http://myzone.designs.vn/

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やらなければいけないタスクを常時表示しておくためにAsanaをFluid化してデスクトップに常時表示する

Asanaとは AsanaはFacebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツ(Dustin Moskovitz)とジャスティン・ローゼンシュタイン(Justin Rosenstein)らによって開発されたオンライン・プロジェクト管理システムです。1チーム15名まで無料で使え、ブラウザ、iOS、Androidでプロジェクト情報の共有と管理が可能です。直感的なUIとチャット機能で、メールを使用せずにアジャイル型のプロジェクト管理が可能になります。 多国籍なチームでこそAsanaは生きる 多国籍と言ってもわが社では日本人とベトナム人しかいませんが、使用される言語は英語・ベトナム語・日本語の3言語です。そのため、日本人同士のコミュニケーションとは異なり、お互いに60%〜70%程度の意図しか伝えることが出来ないと考えたほうが順当です。つまり70% x 70% = 49%、言っていることの半分程度しか理解できていないということになります。 言った言わないを防ぐ すべての指示はAsanaを使って指示を出します。もちろん口頭でも説明をしますが、まずはAsana上で文書化をした上で本人を呼んで説明を加えます。日本人同士でも起こりがちだと思いますが、口頭での作業指示は証拠が残らないので危険です。またタスクの重要度や切迫感を伝えるためには口頭での説明が不可欠です。 進捗が確認できる 報連相と言われますが、報告をするのは高等技術が必要です。例えば1日15本のタスクを与えられたとして、一つひとつ終了するたびに報告をされたのでは煩わしいですし、本人が終わったつもりでも本当は終わっていないことが出来ます。AsanaはシンプルにDoneボタンを押すことで終わったという報告が届きますし、実際に完了しているかどうかを確認することで業務が確実になります。 指示したことを忘れない 指示すべきことが多いと、何を指示して何を指示していないのかがわからなくなることがあります。Asanaにタスクを起こすことを習慣づけておけば、誰に何を指示したのかどうかを確認することができます。また指示はしたが報告が停滞している場合は、大体の場合、本人が作業内容を理解できないか、意図が伝わっていないかです。 Asanaをデスクトップで常時表示しておきたい Asanaの良い点は重要度の高いタスクや次にするタスクをドラッグ&ドロップで並べ替えできることです。朝一番の仕事は今日のタスクをAsanaで確認して優先度の高い順番に並び替えることですが、突然の来客や電話、トラブルの発生などで予定通りに行かない場合もあります。そんな時、今自分が何を抱えていて、後どれくらいかかりそうかを常時把握するには、Asanaを常時デスクトップに表示しておくのが有効です。 FluidでAsanaをアプリ化・最小サイズで画面に常時表示 残念ながらMacネイティブのAsanaアプリがないので、Fluidを使ってAsanaページをアプリ化します。URLには表示をしたいAsanaページを入力してCreateボタンを押すだけです。 デスクトップ上では画面右端にブラウザサイズを最小幅にしてタスクを表示しておきます。上段にはTodayのタスク、中段にはUpcomingのタスク、最下段にはいつかやるタスクが表示されています。とにかく集中してTodayのタスクをこなすことが今日の役目です。 またAsanaの特徴であるチャット機能もInboxに新規メッセージが入っているかどうか一目瞭然ですので、スタッフからの報告に瞬時に目を通すことができるで便利です。    

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Slothテクニックとポモドーロ・テクニックはどちらが仕事に集中できるのか?

Slothとは http://getsloth.com/ SlothはiPhone用のタスク管理アプリです。タスクごとに時間を設定しスタートと同時にカウントダウンが始まります。自分が設定した時間以内にタスクを完了させようというモチベーションが働くので仕事に集中できるというわけです。 Apple Watch用のアプリも準備されていて、タスクのスタートと一時停止ができます。また作業中にタイムアップになった場合はApple Watchに終了の案内が来ます。もしその時に作業が終わっていなければ5分単位で作業時間を追加することが出来ます。 Pomodoro Timeとは https://itunes.apple.com/jp/app/pomodoro-time-pomodoro-tekunikku/id973134470?mt=12 Pomodoroタイムはスパゲティタイマーを利用したことから始まっています。25分を1セットとして作業を開始し、終了時間が来たら5分間強制的に休憩時間をとるようにします。5分の休憩をとることによって25分間の作業時間を集中しようというもので、1日にこのセットを繰り返すことによって仕事を進めようというものです。 Pomodoro TimeはiOS, Apple WatchそしてMacと同期することが可能です。5分の休憩時間中に次の25分の作業内容をApple Watchで確認することが出来ます。 どちらの方法が作業集中できるのか? 結論から言うとSlothテクニックです。仕事は細かくブレークダウンすると5分で終わるタスクもあれば90分かかるタスクもあります。精神的に集中できる状況にある時は90分ぶっ続けで作業をした方が早く作業が終わります。逆にどうしても気分が乗らない時は5分から10分で終わるタスクを2つ3つ終わらせてしまえば波に乗れる場合があります。 ポモドーロ・テクニックは確かに25分間を集中しようというモチベーションにはなるのですが、25分後に強制的に休憩をとることでモチベーションが逆に下がってしまうことがありました。おそらくポモドーロ・テクニックが有効な仕事というのは、文章を書いたり、作曲をしたり、デザインをするというようなクリエイティブな仕事に向いていると思いますが、ビジネスでは雑用が多いのでやりたくない雑用をさっと時間内に終わらせてしまうことが重要です。できるんだけどやる気が起こらない・・・これをやっつけるのが有効な方法です。 Slothではいちいちタスク名を入力して時間を設定するという作業が必要になるのですが、そもそも仕事の着手にグズっている時にこの小さな仕事(タスク名の登録と時間設定)をすることが具体的なアクションの入り口になります。 アプリの使用としてSlothが良いと思うもう一つの点は、設定によりアプリが立ち上がっている間は常時iPhoneを点灯させておくことができます。これが意外に効果的で、チラチラと画面を見ながらなんとかこの仕事を時間内に終わらせようというモチベーションになります。 無料で使えるアプリなので、ここ一番集中したいけれど集中できない時はおためしあれ。  

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MacのChromeとiPhoneのサファリでブックマークを共有したいのでLinkpackを導入

Mac側はGoogle Chrome、iPhone側はSafariを使っているのでブックマークが同期できずに困っていたところ、LifehackerでLinkpackというアプリを紹介していたので早速導入してみました。 ブックマークの実態はリンクファイルですが、これをDropboxで共有するというアイデアが気に入りました。シンプルで管理が簡単です。Dropboxなら間違って削除したリンクも復帰させることができますしね。 iPhone側はLinkpackのインラインブラウザを使うことになりますが、WEBは全画面表示で見やすいです。またLinkpackオリジナルの機能としてそのページをどこまで読んだのかをゲージで知らせてくれたり、音声で読み上げてくれたりします。 ブックマークという概念はすでに古くさくなっていると思いますが、まだまだ改善の余地はあるのではないかな。開発者は良いところに目をつけたと思います。 Linkpack Google Chrome Extension Linkpack iOS

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投稿数がひと月半で300本近くになってきたのでホームページをリニューアルしました

ブログ記事が未発表分も含めて300本近くになってきました。最初の投稿が12月8日なので、約1ヶ月半で300本とまずまずの投稿です。 ブログを書こうとすると精神的なハードルが高いのですが、Tweetだと思えば気楽に更新ができます。写真を撮る、(Siriで)記事を書く、投稿するの一連の流れを自動化することで気楽に投稿が可能です。だいたい1分から2分で記事作成したいます。もっと自動化を進めて簡単に早く更新ができるようにしたいと思います。ノウハウを見つけたらここで公開します。 さて、投稿件数が増えてきたので、これまでの投稿順にポストが並んでいるホームページデザインを修正して、カテゴリ毎に投稿が並ぶデザインに修正しました。先頭にはカテゴリに関係なく最新5本の記事が並び、そのあと5ジャンルのカテゴリーが並びます。 海外生活(海外生活をより楽しくするTIPS&日記) ベトナムなう!(ベトナムのメディアに登場した気になるニュースをクリップ!) 仕事&パーソナルに役立てるIT(仕事&パーソナルに役立つIT活用情報) ベトナムローカルフード(歩いて見つけたうまいベトナムローカルフード) 今日コレ聴いた(クラシック音楽初心者が聴くYouTubeクラシック) 各カテゴリにはサブカテゴリーがありますので、その辺の見せ方を少し工夫したいと思っています。  

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旅行準備にはiPhoneメモ帳のチェックリストが便利

ベトナムも旧正月(テト)が近づいてきました。今年のテトは小旅行をしようと計画しているのですが、旅行のチェックリストにはiPhoneのメモ帳が便利です。 今のうちから買っておかなければならないものをリストアップしたり、すでに持っているものをチェックしたり。例えば靴は旅行直前ではなく、今から買っておいて履き慣らしておかなければいけません。 旅行の楽しみの一つはあれこれ思いながら計画を立てることなので、メモ帳のチェックリスト機能は重宝しています。例えばパスポートとビザ。以前、中部に飛行機で行こうとした時、国内移動だからと油断してパスポートを忘れてしまい、飛行機を逃してしまったことがありました。ホテルに泊まるにもパスポートとビザは必須です。 パッキングする時や旅先でホテルを出る前に忘れ物がないか確認するためにも使用する予定です。    

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ダミーテキストを素早く入力するAlfred workflow

WEBデザインやグラフィックデザインをする時、ダミーテキストを入力したいことがあります。英文ではLorem ipusumが有名で、次のような意味のない文字の羅列です。 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat. Ut wisi enim ad minim veniam, quis nostrud exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illum dolore eu feugiat nulla facilisis at vero eros et accumsan et iusto odio dignissim qui blandit praesent luptatum zzril delenit augue duis dolore te feugait nulla facilisi. Nam liber tempor cum soluta nobis eleifend option congue nihil imperdiet doming id quod mazim placerat facer possim assum. Typi non habent claritatem insitam;

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MacでもiPhoneでもApple Watchでも管理できる習慣化アプリMOMENTUMを試用中

以前、習慣化アプリbalancedを紹介しましたが、昨日からMOMENTUMも併用し始めました。 習慣化したい項目には2種類あって、毎日決まったことをリマインドして習慣化したいことと、週に1、2回不定期に実行したいことに分けられます。 例えば前者は「毎朝、瞑想をする」というような時間が決まった定期的なリマインドですし、後者は「週に1回新しいレストランで食事をする」のような不定期なものです。 balancedはどちらかといえばゆるく管理するタイプの習慣化アプリですが、MOMENTUMは毎日決まったことをリマインドしてくれる習慣化アプリです。定期的にきちんと管理しするものと、不定期に管理するものは分けたほうが良いので、これまでbalancedで一括管理していたものから毎日習慣化したい項目のみを抜き出してMOMENTUMに移行しました。 UIはとてもシンプルで夏休みの早朝体操のスタンプのようです。完了したら今日の項目をクリックして緑に変更するだけ。全面を緑に埋め尽くそうというモティベーションが働くので習慣化に役立つというわけです。 項目は決まった時間にリマインド設定することも可能。朝の瞑想は6時35分に設定しました。 Mac版はメニューバーに常駐タイプです。こちらもシンプルですね。   さらに嬉しいのはApple Watchに対応していること。今日あと何をやらなければならないか手元でわかります。 MOMENTUMは無料アプリですが、登録できるリマインドが3つ以内に限定されることと、Mac<–>iPhoneのシンクロ機能が利用できません。アップグレードにはアプリ内課金で¥600を支払えばフル機能が利用できます。  

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