2019年スケジュール帳シーズン到来。画期的なスケジュール管理方法を思いついたので公開します。

そろそろ年末のスケジュール帳、カレンダーのセールス期間になってきました。残念ながらベトナムではスケジュール帳やカレンダーに関してさほどの盛り上がりがないのですが、この時期になると来年の時間管理に関して色々とアイデアが出てきます。

ここ数日、来年のスケジュール管理に関して想いを馳せていて、これは画期的だというアイデアを思いついたので早速形にしました。

私たちはカレンダー的思考に慣れている

世の中に市販されているカレンダーはほとんどが月曜日から日曜日、または日曜日から土曜日と、左から右に向かって1週間/1ヶ月単位で表示されています。

私もこれまで何の疑いもなく、このカレンダー形式にのっとってアポイントを入れたり、スケジュールを計画したりしていました。今ではスケジュールの大半はGoogleカレンダーを使っているので、最近はめっきり紙のスケジュール帳を使うことはなくなりましたが、Googleカレンダー上でもやはり月間カレンダーがデフォルト表示です。つまり私たちはカレンダー的思考に慣れていて何の疑いもなくこれを使っているのです。

年度・月次(YM)発想から四半期・週次(QW)発想へ

このようなカレンダー形式のスケジュール管理に慣れてしまっていますが、その根本には年度・月次管理主義があるように思います。学校のカリキュラム、会社の事業計画、イベントのスケジュール、映画の放映スケジュールなど、様々なものが年度で計画され、月次で管理されています。しかし年度・月次的発想には弊害もあります。

そもそも時間は途切れなく流れている

そもそも時間は過去から未来に途切れなく流れています。大晦日から元旦の一晩も、7月22日から23日の一晩も、一晩であることには変わりありません。スケジュール帳やカレンダーは「紙」という印刷できる範囲に制限があるために現在のような形になっているのであって、1年単位、1ヶ月単位で時間を区切ることが最善であるのかといえば、必ずしもそうとは限りません。1ヶ月思考だと物事が短絡的になりがちですし、年間思考だと時間がかかりすぎ、間延びしすぎです。ちょうど良いのは四半期(3ヶ月)を区切りとして計画、実行することだと感じています。

仕事が月をまたぐ

例えば、経営者としての会社の仕事は月次で完了できるものばかりとは限りません。わが社のようにプロジェクト型の仕事をしていれば、短いものであれば3〜5日、通常は2ヶ月〜3ヶ月、長いものだと6ヶ月もかかります。これを1ヶ月単位で区切ってみても、全体の流れが途切れてしまいます。スケジュール管理では年や月をまたがっても全体の流れが一目でわかり、途切れなく理解できるようにするべきです。

1ヶ月では短すぎるが1年では長すぎる

WEB系の仕事であれば、1、2年たつとメインで使用するテクノロジーやツールも変わり、仕事のやり方そのものも変わります。感覚的には3ヶ月ごとに仕事のやり方を変えていかないと今のスピードにはキャッチアップできません。反面、何らかの結果を仕事で出すには1ヶ月では短すぎます。企画、計画から実行、レビュー、改善を含めると数ヶ月の時間が必要です。そうすると紙のカレンダーも複数月に渡った方が使いやすくなります。

3ヶ月であれば頑張れる

数年前に会社の経営体系を年度・月次管理から四半期・週次管理に変えて業績が大幅にアップしました。まず社員が辞めなくなりました。スタッフには3ヶ月ごとのテーマと目標が与えられるのでかなり具体的な目標管理が可能となります。結果にコミットさせるためには1年では長すぎるように思います。3ヶ月であればある程度の仕事が成し遂げられて結果も明確です。ボーナスもこれまでは1年に1回、旧正月前に払っていたものを廃止して、四半期ごと3ヶ月に1回、業績と各人の利益貢献度に応じて支払うようにしました。3ヶ月ごとに数千ドルのボーナスが出れば、社員のモチベーションも変わります。給料もいっそ週給にした方が良いように思います。(ちなみに私は週給制です)

 

Ridoのミニ・プランナーが理想的なのだが

Ridoのミニ・プランナーは伊東屋が輸入販売しているドイツ製のスケジュール帳で、蛇腹方式で紙を広げると年間を俯瞰して見えるのが特徴です。細かくは時間単位でも書き込めるので、年間のスケジュールと日別スケジュールを同時に確認することが可能です。

私もかつて何度か購入してみたのですが、結局、使いこなすことはできませんでした。その理由はRidoのプランナーは日々の書き込みをかなり細かくできるのに対して、広げた時に全体を俯瞰して何らかのメッセージを読み取るには複雑すぎるのです。

理想のスケジュール表を求めて

ここ数日、もやもやした想いを抱えながら、自分なりに理想的なスケジュール帳を考えてみました。もちろんそのようなものは販売されていませんので、自作するしかありません。

サイズ的にはプリントをしていつも測量野帳と一緒に持ち歩けること。そうすると折りたたんだサイズが15cm x 8cm以内でなければなりません。

1年と四半期を俯瞰して見えること、特に四半期ごとの進捗状況や達成度合いがすぐにわかることが重要です。その上で半日単位までブレークダウンしたスケジュールの書き込みをしたいと思います。

6ヶ月一覧週次カレンダー

そこで考案したのが次のような6ヶ月を一覧表示できる週次カレンダーです。サイズは345mm x 145mmなので4つ折りをすると測量野帳より若干小さなサイズに折ることができます。それでは特徴を説明しましょう。

6ヶ月間2四半期を一覧で見渡す

1枚のシートの表裏に365日を記載しています。縦方向が1週間で横方向が週番号です。日本では週番号管理をすることがあまりないので最初は慣れないかもしれませんが、1年間は52週ですから、一四半期は13週、実働時間でだいたい65日あります。65営業日で何らかの計画と実績を出すことが目的です。

四半期目標を週間テーマにブレークダウン

週間テーマとは1四半期に経営目標を達成するためにその週に何をやらなければならないのかを書き出したものです。例えばマーケティングキャンペーンのリード作成週間とかWEBサイトテコ入れ週間とか、何でも良いのですが、とにかくその1週間はどのようなテーマで出社して仕事するのかを書き出します。期間は複数週に渡っても構わないでしょう。これだけでも1週間が単なるいつもの1週間ではなくなり、目的とテーマを持った1週間となります。

日々のルーティン業務以外にテーマを持つことで仕事にメリハリが出せます。

四半期テーマ

カレンダーの最上段は四半期ごとに色分けをして、その3ヶ月で何を達成するのかを記入する欄を設けました。私は四半期ごとの売り上げ目標と利益目標、コスト総額を記入するようにしています。わが社のようにBtoBの受注仕事を行なっていると、数ヶ月先の受注見込みなどほとんどあてになりません。日々の種まきは行なっていても、実際の受注は降って湧いたようにやってくるものです。それでも不思議なもので、数値で目標を明確化しておくと、どうしてもその数値を達成したいというモチベーションが働くためなのか、結果として達成してしまうことが可能です。

マトリックス思考

毎週決まった日に行っていることがあればその計画は横方向に伸ばしていくことができます。例えば学習セミナーに参加したり、語学スクールに出席したりする場合、横方向に出席する日時を伸ばしていくことができます。そうすると1年間を通じて学習結果を見返したり進捗状況を確認することができます。

オンとオフの分量が一目瞭然

オンの日は白い欄、オフの日は青と赤で記載しています。カレンダーを一覧で表示するとわかりますが、仕事に費やす時間も多い一方、土日の時間もかなり多くあることがわかります。そうするとこれらの週末をどのようにして有意義に過ごそうかと考えるきっかけになります。単発の週末を過ごすのではなく、長期的に週末をどのように過ごしていくのかを考えるきっかけになります。

細かなスケジュールはGoogleカレンダーを使う

こんな小さな空欄では日々の会議や移動、訪問が書けないという意見もあると思いますが、そのような単発、ルーティンのスケジュールは全てGoogleカレンダーで管理します。このスケジュール帳に書き込むのはもう少し長期的視野に立った計画や目標達成のために継続して行う行動のみです。週内であれば予定した日が前後に移動しても構いません。そもそも私は経営者としてはあるまじき事かもしれませんが、人と会うことが嫌なので、1日に空白があればあるほどホッとします。なるべくスケジュールはあけておいて、何も入れないのがベストです。

まとめ

ほとんどの会社では年度計画と月次計画で物事が進んで行っていると思います。しかし今月は売り上げが達成した、しなかったと短期的な視点で一喜一憂するのは時間の無駄です。物販や飲食業であれば日次、月次で管理することも良いでしょうが、中長期的に物事を見るのであればカレンダー式の管理発想はそぐわないと思います。2〜3年で数倍、数十倍の規模をどうやって達成するのかという発想であれば、四半期ごとの計画と実行が必要となります。そのためには既存の発想を転換する必要があるように思います。

ダウンロード

この記事で紹介したカレンダーのテンプレートをダウンロードできます。Illustrator形式のPDFですので適当にご自分の使いやすい形に加工してください。

Weeklycal.pdf

 

 

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