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【トラブル】会社のメールが迷惑フォルダに分類されてしまう

November 16, 2021

ここ数週間、どうも送信したメールのレスポンスが悪いなと感じていたところ、あるお客様から私の会社で使っているメールが迷惑フォルダに分類されていて気づかなかったという連絡をいただきました。

実際に会社メールから私個人のGmailに送信してみたところ迷惑フォルダに自動分類されてしまうことを確認しました。

これは業務上大きな障害となってしまいます。

なぜ迷惑メールとして判断されるのか

https://www.hai2mail.jp/column/2019/0804.php

こちらのブログにGmailが迷惑メールとして判断される理由について書かれていました。その理由を確認してみたところ

既存のメールアドレスと酷似したメールアドレス
別のサーバー経由で送られているメール
不審なURLが記載されているメール
空メール
ブロック機能
手動で迷惑メールフォルダに入れたメール
ポリシーに反するメール
送信者が確認できないメール
Gmailの主な迷惑メール対策機能

などがリストアップされていましたが、どれも該当するようには思われません。

対策

https://support.google.com/a/answer/7663057

自分が送信するメールが迷惑メールとして分類されてしまう場合の対策はGoogleが公開していました。

長いですが全文転載します。

すべてのユーザーが行う操作
組織内のすべてのユーザーに対して、次の操作を行うよう伝えます。

誤って分類されたメールを「迷惑メールではない」に変更するGmail では、ユーザー設定と迷惑メールの判断基準を把握するために機械学習が使用されています。手動でメールを迷惑メールではないものとしてマークすることで、ユーザーは自分のアドレスに宛てられたメールの処理方法を Gmail に対して示すことができます。

信頼できる送信者を個人の連絡先リストに追加する
ドメインに属するユーザーは、Gmail で各自の連絡先を管理できます。Gmail では、外部のメールアドレスを個人の連絡先リストに追加すると、そのアドレスから受信したメールが迷惑メールとしてマークされなくなります。

信頼できる送信者に迷惑メールフィルタを適用しない
許可リストを作成し、Gmail の迷惑メールフィルタを適用しない送信者のリストにドメインまたはアドレスを追加します。迷惑メールフィルタ設定に追加されたドメインまたはメールアドレスから送信されたメールは、ユーザーの受信トレイに配信される可能性が高くなります。

注: Gmail で疑わしいメールとして識別された場合は、送信者が許可リストに含まれていても、そのメールは拒否される、または迷惑メールに分類される可能性があります。

外部の送信者が検討すべき対応
信頼できる顧客や取引先の相手などに対し、送信メールの認証を実施するよう伝えてください。Google では、以下のメール認証標準の使用をおすすめしています。

メール認証のベストプラクティス
管理者の方には、ドメインに対して以下のメール認証方法を設定していただくことをおすすめします。

SPF: あるドメインから送信されたように見えるメールが、ドメイン所有者によって承認されたサーバーから送信されたものであることを受信サーバーで確認できます。
DKIM: すべてのメールにデジタル署名が追加され、この署名によって、メールが偽装されていないことと配信中に改変されていないことを受信サーバーで確認できます。
DMARC: SPF と DKIM でメールを認証し、不審な受信メールを管理できます。
設定方法の詳細については、なりすまし、フィッシング、迷惑メールの防止を支援するをご確認ください。
Gmail からの一括メール送信のガイドラインを遵守するGmail またはサードパーティ送信者からの大量のメール配信を最適化するには、Gmail ユーザーへのメールがブロックまたは迷惑メール扱いされないようにするをご覧ください。