やらなければいけないタスクを常時表示しておくためにAsanaをFluid化してデスクトップに常時表示する

Asanaとは

AsanaはFacebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツ(Dustin Moskovitz)とジャスティン・ローゼンシュタイン(Justin Rosenstein)らによって開発されたオンライン・プロジェクト管理システムです。1チーム15名まで無料で使え、ブラウザ、iOS、Androidでプロジェクト情報の共有と管理が可能です。直感的なUIとチャット機能で、メールを使用せずにアジャイル型のプロジェクト管理が可能になります。

多国籍なチームでこそAsanaは生きる

多国籍と言ってもわが社では日本人とベトナム人しかいませんが、使用される言語は英語・ベトナム語・日本語の3言語です。そのため、日本人同士のコミュニケーションとは異なり、お互いに60%〜70%程度の意図しか伝えることが出来ないと考えたほうが順当です。つまり70% x 70% = 49%、言っていることの半分程度しか理解できていないということになります。

言った言わないを防ぐ

すべての指示はAsanaを使って指示を出します。もちろん口頭でも説明をしますが、まずはAsana上で文書化をした上で本人を呼んで説明を加えます。日本人同士でも起こりがちだと思いますが、口頭での作業指示は証拠が残らないので危険です。またタスクの重要度や切迫感を伝えるためには口頭での説明が不可欠です。

進捗が確認できる

報連相と言われますが、報告をするのは高等技術が必要です。例えば1日15本のタスクを与えられたとして、一つひとつ終了するたびに報告をされたのでは煩わしいですし、本人が終わったつもりでも本当は終わっていないことが出来ます。AsanaはシンプルにDoneボタンを押すことで終わったという報告が届きますし、実際に完了しているかどうかを確認することで業務が確実になります。

指示したことを忘れない

指示すべきことが多いと、何を指示して何を指示していないのかがわからなくなることがあります。Asanaにタスクを起こすことを習慣づけておけば、誰に何を指示したのかどうかを確認することができます。また指示はしたが報告が停滞している場合は、大体の場合、本人が作業内容を理解できないか、意図が伝わっていないかです。

Asanaをデスクトップで常時表示しておきたい

Asanaの良い点は重要度の高いタスクや次にするタスクをドラッグ&ドロップで並べ替えできることです。朝一番の仕事は今日のタスクをAsanaで確認して優先度の高い順番に並び替えることですが、突然の来客や電話、トラブルの発生などで予定通りに行かない場合もあります。そんな時、今自分が何を抱えていて、後どれくらいかかりそうかを常時把握するには、Asanaを常時デスクトップに表示しておくのが有効です。

FluidでAsanaをアプリ化・最小サイズで画面に常時表示

残念ながらMacネイティブのAsanaアプリがないので、Fluidを使ってAsanaページをアプリ化します。URLには表示をしたいAsanaページを入力してCreateボタンを押すだけです。

Fluid

デスクトップ上では画面右端にブラウザサイズを最小幅にしてタスクを表示しておきます。上段にはTodayのタスク、中段にはUpcomingのタスク、最下段にはいつかやるタスクが表示されています。とにかく集中してTodayのタスクをこなすことが今日の役目です。

スクリーンショット-2016-02-15-13.44.42

またAsanaの特徴であるチャット機能もInboxに新規メッセージが入っているかどうか一目瞭然ですので、スタッフからの報告に瞬時に目を通すことができるで便利です。

 

 

Facebook
Google+
Twitter
LinkedIn
Pocket

Leave a Reply