【仕事効率化】やらなければいけない仕事が溜まりにたまってストレスを感じている人のための具体的で簡単な解消方法

今すぐやらなければならない仕事をいかに無くすか

仕事のストレスは「人間関係」と「やらなければならないこと」の二つに起因します。特に「いつかやらなければならない仕事」が溜まっていくと精神衛生上も悪い上に、自信もなくなってどんどんストレスになってきます。今やらなければいけない仕事を0(ゼロ)にできれば、新たな問題や仕事が入ってきてもすぐに対応ができますし落ち着いた判断が下せます。
自分にとっては部屋の掃除がまさにそれで、掃除しなきゃなと思いながらもそのまま手つかずになってしまうことがよくあります。
本当は最初から掃除が必要でなくなるようにいつも都度片づければ良いのですが、分かっていてもできないものです。
緊急ではないけどやらなけれならない仕事がある。しかしやる気が起こらない。そういう時に一歩前に進むための簡単で具体的な方法を書いてみました。

Gmailの受信箱のメールをアーカイブする

仕事でGoogle AppsやGmailを使っているなら、積極的にアーカイブボタンを活用しましょう。アーカイブはGmail左上部にあるボタンです。

アーカイブしたいメールを選択してボタンをクリックすると、メールは受信トレイから表示されなくなります。画面上ではメールは表示されなくなりますが、削除されたわけではありません。いつでも「すべてのメール」からアーカイブしたメールを見ることができますし、Gmailであれば強力な検索機能を使って目的のメールを探すことができます。

アーカイブすべきメールとは

よく数百通のメールが受信トレイに表示されたままになっている場合がありますが、あまり感心しません。

仕事のメールにはなんらかの「やらなければならない仕事」が含まれていますが、その仕事が終わったのであればすぐにアーカイブすべきです。

困るのはこちらの仕事は終わってメールで回答をしたが、相手先から承認のメールを待っている状態です。お客によってはなかなか返事をくれない場合もあります。そのような場合はアーカイブをせずに先送りをします。

AsanaのInboxのメッセージをアーカイブする

わが社では自分以外は全員外国人なので仕事のやりとりはAsanaを使っています。これは言った言わないを防ぐためと、オーダーしたことを忘れないためです。

Asanaでのチャットはすべてinboxに入ってきますが、こちらも読んだ後や返事を書いた後はすぐにアーカイブします。

Asanaはinboxにメッセージが届いたかどうかわかりにくいのでChorome ExtensionのAsana Plusをインストールしています。こうするとタブの上に常時未読のメッセージ数が表示されます。

Google Keepメモ

Google KeepはPost Itのようなメモ帳ですが、これも役目が終わったらアーカイブします。Goole Keepには行きたい店や仕事で必要なメモ、作成途中の原稿など雑多なメモを作成していますが、例えば買い物メモだったら購入した時点でアーカイブします。Google Keepの優れている点はアーカイブした後でも強力な検索機能で目的のメモがすぐに見つかる点です。またラベルをつけておけば分類して置くことも可能。とにかく終わったメモは捨てる(アーカイブ)ということです。

いますぐ出来ない仕事は積極的に先送りをする

困るのは今は必要ではないけれど将来必要になる情報の扱いです。メールとメモに関して言えば、以下の方法で将来に先送りします。必要な日時になったら、再度、メールやメモが自動的に表示されるという仕組みです。

Gmailを先送りする

Gmailを使っているのならGoogle Inboxを使いましょう。Google Inbox上の時計マークをクリックすることで、将来、メールが受信箱に再表示される日時を設定することが出来ます。

理想的には今日できる仕事は今日中に終わらせるべきですが、疲れていたり、やる気が起こらない場合は時間に余裕があるなら先送りしちゃいましょう。

Google Keepを先送りする

今はすぐ必要ないけど後で必要になるメモ、例えば、訪問先の住所やGoogle MapsのURLなどは、必要となる将来の日時をリマインド設定したうえでアーカイブしておきます。

そうすることで、いま必要とするメモとしては表示されませんが、将来、必要な時にあらためてメモに表示されます。

まとめ

とにかくいますぐ必要ではない情報は自分の目に触れないようにすることが重要です。集中して仕事をこなすことができる時は先送りせずにどんどん仕事をこなしていけば良いのですが、このブログを読んでいる方の多くはそれができないからここに来ているのだと思います。

どんなことでも、溜め込むというのは精神衛生上よくありません。特に情報は油断しているとどんどん溜まっていくので、アーカイブする、先送りするの2つのアクションで目前からなくすことが大切です。

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