業務のオートメーション化を進めて新たな問題が発生!

(写真はイメージです)

今週月曜日から一部業務のオートメーション化を始めてから新たな問題が発生しました。

ボトルネックの発生

工場の流れ作業で言えば、一部の工程で時間がかかりすぎて業務が停滞してしまい、次工程に業務が流れないという状況です。これまでも同じ業務を行っていて特に問題がないように見えたのですが、システム化によって納期管理が厳密になったため、業務の流れについて来れないスタッフがあぶり出されたという状況です。

なぜこのスタッフ(たち)がボトルネックになるのかを分析すると、前工程と次工程を考えずに与えられた目先の仕事にだけ注意が向いているためワンテンポもツーテンポも取り掛かりが遅れるということです。サッカーで言えば、これまでの守備モードから攻撃モードに切り替わったにもかかわらず、自陣に立ったまま動こうとしないプレーヤーのようなものです。

何も考えずに体が反応するまで繰り返しやらせるしかないのですが、仕事を遅らせるわけにはいかないので他の人間をバックアップとしてアサインしている状況です。

雰囲気が悪くなった(笑)

データの入力、修正、メールの送信、受信まで全て監視されているのでこれまでのような牧歌的な仕事はもうできなくなりました。その上、ミスや遅延が発生するといちいちマネジャー(私)に呼び出されて注意されるので、気が落ち着きません。

ひとことで言えば、意識を変えないと仕事についていけないという状態になったわけで、当然、私は憎まれ役です。

しかし高品質な商品をオンタイム(もしくはさらに短納期で)納めるということができない会社はいずれ淘汰されます。競争は外部にあるのではなくて、内部、自己目標との戦いです。その意識が全ての社員に行き渡るとは期待していませんし、おそらくこれで辞める社員も出てくるでしょうが、ルールはルール、仕事は仕事です。

さらに自動化を進めて行きます

究極的には無人化ができれば最善なのですが、ほんの小さなことでもシステム化を進めています。今日、作成したプログラムは

  • プロジェクトがアーカイブされた時に関連するタスクも自動的にアーカーブされる
  • アーカイブされたタスクは1ヶ月後に自動的に削除
  • タスクの前段階が完了した段階で、自動的に次工程の担当者にメッセージが届く
  • プロジェクトの途中でタスクにミスが発見された時、自動的にタスクが作成される

と言ったものですが、これからも日々、ワークフローの自動化を進めて行きたいと考えています。

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